Нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерациитекст автореферата и тема диссертации по праву и юриспруденции 12.00.00 ВАК РФ

АВТОРЕФЕРАТ ДИССЕРТАЦИИ

по праву и юриспруденции на тему «Нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации»

/..? л.- о о

Л. В. ДУБИНКИНА Докторант WIDU

1211

НОРМАТИВНО- ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Научный доклад на соискание учёной степени Доктора философии ( РН.й) Направление: информационные технологии; социология управления

Научный руководитель: Гранд- доктор философии (Grand Ph.D),

А.С. Панфилов

Москва 2008

Всемирный Информационно- Распределённый Университет Докторант: Любовь Владимировна Дубинкина

Научный консультант: гранд-доктор философии Садовский А.П.

Издательская лицензия от 20 июня 1997 года № 016241

О Автор

О НТЦ "Развитие"

СОДЕРЖАНИЕ

стр

ВВЕДЕНИЕ....................................................................1-19

ГЛАВА 1. Правовые основы практического применения систем

электронного документооборота.......................................................20

§ 1. Законодательное и нормативно- методическое обеспечение электронного

документооборота в Государственной Думе РФ....................................20- 36

§ 2. Информационные системы документооборота в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации...................................36-54

ГЛАВА II. Анализ автоматизированных информационных систем, используемых в Государствепной Думе Федерального Собрания Российской

Федерации......................................................................................55

§ 1. Основные принципы развития информационных систем, используемых в

Государственной Думе..................................................................55- 59

§ 2. Основные направления развития электронных информационных ресурсов Государственной Думы..................................................................60-77

ГЛАВА III. Основные направления развития информационных технологий

документооборота в Государственной Думе.........................................78

§ /. Этапы развития информационных технологий

документооборота.....................................................................78-98

§ 2. Основные недостатки информационных технологий документооборота

Государственной Думы...............................................................98-101

§3. Оптимизация использования существующих АИС.......................101-108

ЗА КЛЮЧЕНИЕ...........................................................Ю9-112

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИ ТЕР А ТУРЫ............................................................113-1 IS

ВВЕДЕНИЕ

Административная реформа, проводимая в настоящее время в Российской Федерации, направлена на решение задач совершенствования процессов государственного управления, повышения его экономичности и эффективности. Неотъемлемой частью реформы должно стать документационное обеспечение государственных органов различного уровня, которое служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления в их взаимоотношениях населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.

В ходе реформы необходимо установить на общегосударственном уровне единые принципы организации, унификации и стандартизации документации, служб и технологий документационного обеспечения управления для оптимизации взаимодействия органов государственного управления по вертикали и горизонтали. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в условиях все более расширяющегося применения в управлении электронных документов и средств электронных коммуникаций.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальное переустройство системы управления, обновление кадрового состава работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности. Отмечается постоянный рост численности работников управленческого аппарата на всех уровнях государственного управления, значительный рост объемов документируемой информации в различных отраслях государственной и общественно-экономической жизни. В некоторых сферах наблюдается излишняя бюрократизация процессов социально-экономического управления.

В сложившихся условиях затормозится очень важная работа над проектом Федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности", разработка которого велась на протяжении последнего времени. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления. Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по Федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 гг.)", ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. Следует внимательно изучить возможности применения в России стандарта ISO 15489 "Информация и документация. Управление документацией".

Во всем мире стремительно развиваются стандарты ведения деловой информации, укрепляется законодательная база, определяющая требования к деловой документации государственных и коммерческих организаций. Одновременно появляются законы, регламентирующие роль информационных технологий в деловых процессах.

Задачи повышения эффективности работы и конкурентоспособности, стоящие перед отечественными организациями любого масштаба и форм собственности, требует постоянного поступательного движения в развитии современных информационных технологий. Отлаженный процесс делопроизводства является залогом стабильной работы и постоянного развития организации.

Современные системы документационного обеспечения управления должны строиться на основе объединения в едином информационном пространстве трех составляющих: пользователей, информации и бизнес - процессов.

Среди наиболее значимых задач, решение которых в первоочередном порядке должна обеспечивать современная система документационного обеспечения управления, можно выделить следующие:

• Возможность коллективной работы сотрудников с различными видами информации, представленной как в электронном, так и в бумажном виде;

• Повышение прозрачности бизнес-процессов организации, выполнение сотрудниками возложенных обязанностей в соответствии с формализованными правилами;

• Повышение скорости подготовки решений и сокращение потерь рабочего времени на выполнение рутинных операций, связанных с обработкой информации;

• Создание условий, препятствующих потере информации, и обеспечение преемственности управленческих решений при расширении сферы влияния организации или реорганизации;

• Повышение уровня ответственности сотрудников организации, обеспечение эффективного контроля за выполнением принятых решений;

• Учет сложившейся практики обработки информации и особенностей регистрации, рубрикации, нумерации и контроля исполнения документов в конкретной организации;

• Минимизация рисков при внедрении и затрат на сопровождение системы. Решить перечисленные задачи можно за счет использования систем, обеспечивающих создание единого информационного пространства организации, построенных на основе корпоративного портала и интегрированных с многофункциональной системой управления документами и хранилищем документов.

Документ представляет собой материальный след практической деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления. Посредством документов осуществляется весь традиционный управленческий цикл: собирается информация о состоянии управляемой подсистемы,

вырабатывается управленческое решение, данное решение доводится до субъектов, оформляются результаты проверок выполнения управленческих решений, а также отчеты об устранении недостатков.

Широко используются документы и во внутрисистемной деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, например, любое перемещение материальных ценностей или денежных средств должно иметь документальное оформление. Чаще всего документально оформляются результаты взаимодействия различных структурных подразделений по решению служебных задач и т.д.

Таким образом, создание и движение документов в системе государственного и муниципального управления являются одной из технологических основ деятельности этих органов. От четкости, слаженности работы элементов системы документооборота во многом зависит эффективность управления.

Документооборот на электронных носителях должен быть максимально схожим с документооборотом на бумажных носителях по его организации, по форме и иным деталям.

Игнорирование данного принципа может привести к тому, что система электронного документооборота так и не будет создана, так как исполнитель не в состоянии действовать одновременно по двум различным совокупностям правил только лишь из-за того, что документ изменил носитель.

Следует также иметь в виду то обстоятельство, что выработанные правила оборота документов на бумажных носителях весьма просты, рациональны и довольно органично встроены в управленческую деятельность. Переход к электронной форме отображения только частично совершенствует данную деятельность: он позволяет ускорить процесс их передачи от одного субъекта другому; уменьшает время поиска документов в текущих и иных архивах; рационализирует их хранение. Но при этом ни коим образом не меняет юридического предназначения документа. Более того, даже в исполнительно-

распорядительной деятельности государственных органов электронный документ в обозримом будущем не сможет полностью вытеснить бумажный.

Исходя из вышесказанного, во-первых, бумажный и электронный документооборот в системе государственного управления неопределенно долгий промежуток времени будут существовать наряду друг с другом; во-вторых, в ряде секторов государственной деятельности электронный документ вряд ли сможет заменить бумажный (либо документ на каком-либо ином твердом носителе) вообще; в третьих, при организации электронного документооборота возникает ряд проблем, связанных с его адаптацией к системе оборота документов на бумажных носителях, для устранения которых пока не найдено приемлемого решения.

Сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией - организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Научно-технический прогресс привел к новому этапу развития документа - появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Электронные документы очень сильно зависят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатанном виде, на экране монитора и т.п.). Для восприятия электронных документов зачастую требуются специальные технические или специальные программные средства.

Специфика электронных документов заключается в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представлениями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств.

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. Они могут быть зафиксированы на разных типах носителей и находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме повышения эффективности функционирования государственного управления на основе внедрения информационно-коммуникационных технологий.

Органы государственной власти осуществляют обмен информацией как между собой, так и с территориальными подразделениями, подведомственными учреждениями и иными организациями. Несмотря на то что большая часть информации передается в виде документов на бумажных носителях, существует тенденция увеличения количества документированной информации, проходящей по электронным каналам связи.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также дос-

тижение более высокой оперативности в работе1, ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

Основные проблемы внедрения систем электронного документооборота заключаются в неверном планировании, реализации и внедрении проекта, а также в человеческом факторе.

Нередко развернутая система, изначально удовлетворяющая поставленным целям, вызывает неприятие среди сотрудников, электронные документы распечатываются и дальнейшая их обработка осуществляется на бумаге. Притом, что положительные примеры опыта внедрения электронного документооборота свидетельствуют: никто еще не возвратился назад к бумажной технологии.

В целях сокращения подобных рисков необходимо стимулировать персонал на работу с автоматизированной системой. В том числе, с помощью нормативного обеспечения, предписывающего не принимать в производство документы, созданные вне системы электронного документооборота. При этом необходима постоянная поддержка руководителей, действительно заинтересованных во внедрении СЭД на всех уровнях и готовых взять под личный контроль перевод документационного обеспечения управления в электронную форму.

Кроме того, необходим квалифицированный персонал, от рядовых пользователей до технологов и администраторов, перед которым будут поставлены четкие и однозначные задачи, явно определены обязанности и привиты необходимые практические навыки.

Следует также отметить, что в России нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные ав-

' М П.Бобылева. Эффективный документооборот от традиционного к электронному. М ,2004. С. 66

томатизированные системы электронного документооборота. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.

Этот пробел в определенной степени восполняет спецификация "Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота" (Спецификация MoReq), разработанная в рамках программы Interchange of Data between Administration Европейской комиссии. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

Автоматизированная система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки.

Также серьезную проблему представляет отсутствие в настоящее время ГЗД в России утвержденных нормативных документов, регламентирующих стандарты в области обмена электронными документами между различными организациями. Лишь в последнее время ситуация стала меняться к лучшему. Завершена работа по созданию национального стандарта в области документа-ционного обеспечения управления ГОСТ ИСО 15489-1-2007 на основе международного стандарта ISO 15489. В 2005 году был разработан стандарт "Взаимодействие систем автоматизации ДОУ", который после утверждения позволит обеспечить взаимодействие различных систем, установленных в государственных и коммерческих организациях.

Огромную роль в организации электронного документооборота играет формирование единого хранилища данных. При неудачной организации хранилища производительность системы может сократиться настолько, что эффективнее будет использовать в работе бумагу. Хранилище данных в современной СЭД это:

* специализированная база данных, предоставляющая мощные возможности индексации и поиска информации, как по различным реквизитам документов, так и по содержимому прикрепленных файлов;

• интеграционные механизмы, обеспечивающие доступ к документам и сопутствующим данным из других автоматизированных систем.

Тем не менее в последнее время значительный прогресс в области автоматизации документооборота наблюдается в государственном секторе, который является вторым по величине потребителем систем электронного документооборота (СЭД) на российском рынке. По итогам 2006-го года количество внедрений информационных технологий документооборота в государственном секторе возросло на 200% по сравнению с 2005-м годом.

Достигнутая в последние годы динамика свидетельствует, что к 2010 году ожидается внедрение СЭД на всех уровнях государственной власти, 70% всех документов будут представлены в электронном виде.

Цель данной работы - исследовать документы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации как образца успешного опыта по внедрению электронного документооборота.

Эта тема сегодня очень актуальна, так как перенос части документооборота с бумажных носителей в электронную среду - важнейшее веление времени. Без реализации этой задачи неизбежно тормозятся многие процессы в управленческой и особенно в кредитно-финансовых сферах, то время как передача бумажного документа от отправителя к адресату занимает часы и дни, передача электронного сообщения происходит в секунды, а иногда и доли се-

кунды. Максимально использовать, реализовать эту выгоду становится безотлагательной задачей.

В соответствии с поставленной целью определены и задачи работы:

- вскрыть юридические аспекты применения электронных документов;

- проанализировать автоматизированные системы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- определить направление развития информационных технологий электронного документооборота в Государственной Думе.

Полноценное решение проблемы электронного документооборота невозможно без исследования его правового обеспечения. Область информации и документации в последние годы стало самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась новая отрасль - информационное право. В монографии В.И.Кутузова, А.Т.Раимовой1 прокомментированы основополагающие законодательные акты - как общего информационного законодательства, так и регулирующего отдельные виды информационной деятельности (законодательство об интеллектуальной собственности, о средствах массовой информации, о формировании и использовании информационных ресурсов, о реализации права на информацию, о создании и применении информационных систем, их сетей). Отдельно авторы рассматривают правовые основы для развития в России электронной коммерции, а также вопросы международного сотрудничества России в области информатизации. Проведенный в монографии анализ законодательства в области информатизации указывает на ряд пробелов и противоречий, в том числе, в законодательстве, касающемся работы с электронными документами, в частности, законодательстве об электронной цифровой подписи. Создать эффективную и достаточную правовую базу можно при объединении усилий исполнительной и законодательной власти, ученых и предпринимателей. Развитие правового регулирования применения систем электронного документооборота, по мнению авторов моногра-

' В.И.Кутузов, А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004.

фии, является одним из основных направлений совершенствования нормативно-правового регулирования в сфере информатизации.

Анализ проблематики дипломной работы потребовал изучения определенной литературы по различным аспектам проблемы "информационные технологии в делопроизводстве" и нормативно-законодательной базы.

Так, в первую группу следует отнести издание под редакцией профессора Т.В.Кузнецовой', в котором информационные системы и информационные технологии рассматриваются в контексте совершенствования документацион-ного обеспечения управления. Автор определяет понятие, типы и стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности. Работа содержит характеристику универсальных информационных технологий, применяемых в делопроизводстве. Рассмотрены проблемы автоматизации отдельных этапов документооборота на их основе.

Ко второй фуппе относятся работы, посвященные вопросам организации электронного документооборота.

К ним, в первую очередь, стоит отнести работу коллектива авторов Д.А.Романова, Т.Н.Ильиной, А.Ю.Логиновой2. Данная публикация - это попытка познакомить читателя с организацией документооборота на основе электронных технологий. Авторы отмечают, что влияние и значение национальных традиций делопроизводства с началом использования новых информационных технологий отнюдь не ослабевает. В публикации дан обзор истории становления отечественной системы делопроизводства, его современная законодательно-нормативная основа. Отдельные разделы работы посвящены обзору программных продуктов и решений от ведущих компаний поставщиков российского рынка информационных технологий (Documentum, Lotus/IBM, Ланит и др.). При этом анализируется проблема взаимодействия н совместимости отдельных программных продуктов -платформ и приложений. В работе рассмотрены последствия (материальные, социально-психологические) вне-

1 Делопроизводство: Учебник для вузов / Под общ.ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М., 2004

2 Д А.Романов, Т.Н.Ильина, А.ЮЛогинова. Правда об электронном документообороте. М., 2002

дрения систем электронного документооборота (СЭД). Авторами отмечено, что внедрение требует больших организационных, временных и финансовых средств, кадровых ресурсов. В исследовании предпринята попытка сопоставить затраты на внедрение электронного документооборота с положительным материальным эффектом от его применения, определить условия эффективности и рентабельности СЭД. При рассмотрении вопросов, связанных с защитой компьютерной информации, авторы затрагивают важную для нас проблему аутентификации электронных документов, ее юридические и программно-технические аспекты.

К третьей группе относятся статьи в периодических изданиях, посвященные различным аспектам электронного документооборота: его нормативно-правовому и организационному обеспечению, проблеме выбора программных средств, их классификации и др. В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство", "Справочник секретаря и офис-менеджера", "Компьютера".

Так, нормативная база работы с электронными документами рассматривается в статьях О.И. Рыскова "Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации"1, Л.П.Афанасьевой "Электронные документы в документообороте и архиве организации" и др. В статье Т.А.Быковой "ЕГСД и ГСДОУ" по-прежнему нужны секретарям"2 предпринята попытка краткого анализа названных документов с точки зрения их актуальности.

Необходимость внедрения электронного документооборота для организаций различных организационно-правовой формы и направлениях деятельности нашла отражение в статьях В.Э.Баласаняна "От традиционного делопроиз-

водства к электронному документообороту"1 и "Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием"2, П.Московой "Электронный документооборот - верное решение"3 и др. Авторы данных статей говорят о неэффективности традиционных способов работы с документами, о преимуществах внедрения систем электронного документооборота и новых перспективах организации управления на основе этих систем.

Особо следует отметить монографию М.П.Бобылевой4, поскольку она отражает процесс перехода к многостороннему изучению вопросов создания электронных систем документооборота. С большой долей уверенности можно утверждать, что в ней впервые в нашей методической литературе рассмотрена проблема практической реализации корпоративных систем документационно-го обеспечения управления с позиции документоведа. Значительный интерес представляет анализ локального нормативного регулирования электронного документооборота, требований к организационным и методическим документам, регламентирующим использование автоматизированных систем делопроизводства (в частности, структуру и содержание регламента электронного документооборота). Большую практическую ценность, на наш взгляд, представляет предложенная автором методика обследования и совершенствования документооборота, которое является предпосылкой его автоматизации. Весьма важны и интересны разделы книги, посвященные проблеме соотношения элементов электронного и традиционного документооборота, удельного веса бумажных и электронных документов, поскольку именно смешанный документооборот характерен для большинства организаций. Рассмотрев функциональные свойства бумажных и электронных документов, автор делает вывод о безусловном преимуществе последних.

' Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организашга//Секретарское депо. 2006. № 1.

2 Т.А.Быкова. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям/Секретарское дело. 2001, № 2.

3 В.Э.Баласанлн. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003. № 4.

4 М.П.Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004.

И наконец, 4-я группа это источник - различные по целевому назначению и юридическому статусу документы, регламентирующие различные аспекты электронного документооборота. В целях анализа их можно разделить на две категории: -законодательные акты; - нормативные и методические документы. В первую группу следует отнести:

• Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"1 - системообразующий акт, в котором закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования;

• Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"2. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования;

• Гражданский кодекс Российской Федерации3. Нормы Гражданского кодекса в целом ряде случаев не только закрепляют виды и разновидности документов, используемых при оформлении ряда правоотношений, но и устанавливают требования к их оформлению. В числе важнейших норм документирования, впервые закрепленных в Гражданском кодексе, была норма, устанавливающая условия при которых электронная цифровая подпись признается одной из юридически признаваемых форм собственноручной подписи.

• Уголовный кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-Ф3) (в редакции от 02.03.2002) - устанавливает уголовную от-

' Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". ' Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ. М., часть 1рстья от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ. М„ 2005.

ветственность за неправомерные действия с документами и информацией (ст. 140,272, 284, 292, 325,327 и др.).

• Трудовой кодекс Российской Федерации (введен в действие с 1 февраля 2002 г.) - определяет содержание документов сферы трудовых отношений, порядок оформления приема на работу, увольнения, требования к оформлению персональных данных (ст. 56,66, 85).

• федеральный закон от 27.12.2002 "О техническом регулировании" № 184-ФЗ вступил в силу с 1 июля 2003 г. Под техническим регулированием в Законе понимается "правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, а также в области установления и применения на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия.

• Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных"

Статьи 16 и 17 устанавливают использование государственного языка в официальном делопроизводстве государственных органов. Это касается текстов документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей), документов, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, трудовых книжек, а также других документов, оформляемых с учетом национальных традиций именования на государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведется на государственном языке Российской Федерации. Использование государственного языка Российской Федерации при написании наименований географических объектов установлено в статье 23.

• Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (ред. от 22.08.2004)

Раздел II содержит "Перечень сведений, составляющих государственную тайну" (статья 5). В "Перечне..." указаны четыре группы сведений, составляющих, по указанным в "Перечне..." позициям, государственную тайну:

1) сведения в военной области;

2) сведения в области экономики, науки и техники;

3) сведения в области внешней политики и экономики;

4) сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

В статье 7 указаны сведения, не подлежащие отнесению к государственной тайне и засекречиванию.

• Федеральный закон Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-Ф3 "О государственном языке Российской Федерации"

Федеральный закон Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-Ф3 "О государственном языке Российской Федерации"

Статья 3 устанавливает обязательное использование государственного языка.

• Федеральный закон от 13 января 1995 № 7-ФЗ "О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации" (с изменениями на 16 октября 2006 года)

Федеральный закон от 13 января 1995 № 7-ФЗ "О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации" в статье 4 устанавливает обязанность пресс-службы федеральных органов государственной власти вести аудио- и видеозапись работы федеральных органов государственной власти, в том числе всех официальных мероприятий с участием Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и его Президиума. Для таких записей устанавливается бессрочный

режим хранения. Записи закрытых мероприятий производятся и хранятся в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

• Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" установил основные понятия, относящиеся к сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Статьей 22 "Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение" установлены сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные архивы:

- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти -15 лет;

- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

- документов по личному составу - 75 лет;

- кино- и фотодокументов - 5 лет;

- видео- и фотодокументов - 3 года.

В федеральном законодательстве закреплены также: 1) состав документации некоторых учреждений и организаций, порядок ее хранения; 2) порядок составления, согласования и утверждения, наименования и некоторых документов, 3) правила оформления отдельных реквизитов.

Законодательство субъектов Российской Федерации также устанавливает обязательные формы документов (например, распоряжения Мэра Москвы,

распоряжения Премьера Правительства Москвы устанавливают формы гарантийных писем.

Ко второй группе относится нормативно-методическая база, разрабатываемая в учреждении.

Нормативно-методическая база, разрабатываемая в учреждении включает документы организационного, инструктивного, методического характера: положение и службе ДОУ, должностные инструкции работников, Инструкция по ДОУ (делопроизводству), Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Вторую группу источников составляют:

• ГОСТ Р 34.10-2001закрепляющий алгоритм создания и удостоверения ЭЦП;

• ГОСТ 34.602-892, содержащий требования к техническому заданию на создание автоматизированной системы;

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти3, представляющая собой комплексный документ, отражающий практически все технологические операции делопроизводства. Кроме

' ГОСТ Р 34.10-200!. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

' ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

' Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2004.

того, она регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи;

• ГСДОУ1, являющаяся основным государственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Основные положения ГСДОУ разработаны более 10 лет назад и в силу этого ряд норм устарел. Прежде всего, изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты на документы, кроме того, кардинальные изменения произошли в области технического оснащения организаций. Однако ряд положений ГСДОУ может применяться и в настоящее время. Эти положения способствуют разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией.

Отдельную группу источников составляют Интернет-ресурсы. Интернет-сайты отличает оперативное обновление информации, что было весьма важно при рассмотрении актуальных вопросов правового программного обеспечения электронного документооборота. В дипломном исследовании использованы сайты Государственной Думы РФ2, а также сайты, посвященные законодательным актам, базы которых регулярно пополняются новыми изданными нормативно-правовыми актами3.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения трех глав, заключения.

В первой главе анализируются основные законодательные и нормативно-методические документы, регулирующие работу с электронными документами.

Во второй главе мы проведем анализ информационных систем, функционирующих в Государственной Думе РФ.

В третьей главе рассмотрим основные направления развития информационных технологий документооборота в Государственной Думе.

1 Государственна» система докумекгационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам н службам документаинонного обеспечения. М., 1991.

2 http:www.duma.gov.ru.

1 Ыт^Луцлу.рагат.ги: www.eonsiilianl.nl: 1тр:'.чу\улу.|а\у-гатЫег.П1: http://www.sklad-zakonovnalog.ni; ЬпргУц'ЦЦ.СОУ III и др.

Глава I- Правовые основы практического применения систем электронного документооборота

§ 1. Законодательное и нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота в Государственной Думе РФ

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации.

Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству. Его структуру можно представить следующим образом:

Таблица 11

Конституция Российской Федерации (конституционно-правовые нормы)

Отрасли законодательства, акты которых целиком посвящены вопросам информационного законодательства:

Законодательство об интеллектуальной собственности; Законодательство о средствах массовой информации;

Законодательство о формировании информационных ресурсов и предоставлении информации из них пользователям;

Законодательство о реализации права на поиск, получение, передачу и использование информации;

Законодательство о создании и применении информационных систем, их

сетей, иных информационных технологий и средств их обеспечения._

Отрасли законодательства, акты которых включают отдельные информационно-правовые нормы:

Гражданское законодательство (в части учета особенностей информации

1 В.И.Кутузов, А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004. С.75.

как объекта

правового регулирования);

Конституционное и административное законодательство (в части определения компетенции органов государственной власти по формированию и использованию государственных информационных ресурсов);

Уголовное законодательство и законодательство об административных правонарушениях (в части ответственности за правонарушения в информационной сфере);

Законодательство о труде (в части новых норм и видов трудовой деятельности в информационных сетях);

Законодательство о предприятиях и предпринимательской деятельности и о добросовестной конкуренции (в связи с появлением новых возможностей при работе в сетях).

В соответствии с целью и задачами дипломной работы мы проанализируем законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота в Государственной Думе.

Конституция РФ1 - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст. 71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст.29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно

' Конституция РФ. М., 2005.

затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст.24).

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности1. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей2. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность3.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях'*, Уголовно-процессуальный кодекс5, Арбитражный процессуальный кодекс6 и Гражданский процессуальный кодекс7 содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.

1 ГражланскиИ кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51 -Ф3, часть вторая от 26 «нмря 1996 г. № 14-ФЗ часть третья от 26 ноября 2001г. № 146-ФЗ. М„ 2005.4.1 ст.149, 160,434; Ч.П ст. 847. ! Уголовный кодекс от 13 июня 1996 г. № бЗ-ФЗ. М„ 2005. ст. 272, 273,274. ' Там же, ст.243.

' Кодекс рф об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. М., 2005. ст. 26.7.

1 Уголовный процессуальный кодекс от 18 декабря 2001 г. № 174-ФЗ. М., 2005.4.1.ст.74. ' Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М., 20(15. ст.75. 'Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЭ. М., 2005.ct.71.

Отраслевые кодексы также содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах. Так, Налоговый кодекс закрепляет правило, согласно которому налоговая декларация в случаях, установленных настоящим Кодексом, может представляться на дискете или ином носителе, допускающем компьютерную обработку. Порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется Министерством финансов Российской Федерации1. Кодекс также закрепляет право вести регистры налогового учета в электронном виде и (или) любых машинных носителях2. Таможенный кодекс разрешает, например, представлять таможенную декларацию в форме электронного документа3.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации"4 является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при:

"осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

применение информационных технологий;

обеспечение защиты информации"4.

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий "документированная информация " (это "за-

1 Налоговый кодекс РФ. Честь первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. М„ 2005.4.1 п.2. ст.80.

2 Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. М., 2005. Ч.2.ст.314.

3 Таможенный кодекс РФ от 28 мая 2003 г. № б I -ФЗ. М., 2005. ст.81.

4 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об. информации, информационных технологиях и о защите информации" М., 2006. Ст.1.

фиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель"), "информация" (это "сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления"), "информационная система" ("совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств"), "доступ к информации" ("возможность пол информации и возможность ее использовать"), "электронное сообщение ("информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети") и ряда других. Отметим, что термин "информация" определяется в законе как "сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления"1.

Законом установлен правовой режим документирования информации

1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ1;

2) документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде;

3) за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов2.

' Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". М., 2006. Ст.2.

1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". М., 2006. ст. 11.

Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие "информация о гражданах (персональные данные)" (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность"), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ. Ряд важнейших аспектов работы с базами данных регламентируются институтом авторского права. Так, отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных, как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"1, который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как "объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ".

Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ2 (ст. 160), а также Федеральный закон " Об информации, информационных технологиях и о защите информации"3 (ст. 11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при

1 Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных".

совершении сделок. Соответственно, федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст.5).

Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи"'. Урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод асимметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.

В законе дано определение ЭЦП - это "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе"2.

Закон впервые в отечественной юридической практике вводит собственно понятие "электронного документа" ("документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме"). .

Закон раскрывает условия использования ЭЦП. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

' Федеральный закон от 10 январ»2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

2 ЬДр://ууууц- согшес1.ш/ап1с1е.а5о?1с!-5578.

- Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи1.

Важное значение в процедуре подтверждения подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП2.

Итак, основная цель Федерального закона об ЭЦП - уравнять юридическую силу ЭЦП в электронном документе с юридической силой собственноручной подписи в обычном, бумажном документе. При этом сфера применения электронных документов не полностью совпадает со сферой применения бумажных документов - у последних все равно останется своя эксклюзивная ниша, хотя, возможно, бумажные документы все более будут композитными, т.е. содержать в себе элементы электронных документов, например, микропроцессоры и т.п.

Принципиальным нововведением стало появление удостоверяющего центра (УЦ) - юридического лица или структурного подразделения, оказывающего услуги по выдаче сертификатов ЭЦП, ведению реестров выданных сертификатов, их аннулированию и т.д. В стране уже существует значительное

' Федеральный закон от 10 января 2002 г. № I -ФЗ "Об электронной цифровой подписи", ст.4.

1Л Л.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. № 1.С.32.

количество информационных систем, в которых использовалась ЭЦП. Однако взаимодействие между различными системами в значительной степени затруднено тем, что владельцы ИС устанавливают собственные правила применения, используют различные технические средства, порой не совместимые между собой, да и сами ГОСТы могли трактоваться по-разному. Система УЦ должна положить конец этой раздробленности. В идеале, использование стандартизированных алгоритмов формирования (проверки) ЭЦП, сертифицированных технических средств, а также наличие регулирующих органов, должно привести к возникновению юридически значимого электронного документооборота между различными информационными системами.

Удостоверяющий центр Государственной Думы (УЦ ГД)

УЦ ГД предназначен для обеспечения участников электронного документооборота Государственной Думы криптографическими ключами (закрытым и открытым) и сертификатами ключей подписей, а также для предоставления иных услуг, определенных требованиями Федерального закона "Об электронной цифровой подписи", издания сертификатов ключей подписей и списков отозванных сертификатов.

Создание Удостоверяющего центра Государственной Думы является значительным шагом в сторону развития как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота Государственной Думы. Порядок работы, механизмы и условия предоставления и использования услуг Удостоверяющего центра ГД, включая обязанности и права пользователей УЦ ГД и администрации УЦ ГД, протоколы работы, принятые форматы данных и основные организационно-технические мероприятия, необходимые для безопасной работы УЦ ГД, определяет Регламент удостоверяющего центра Государственной Думы Федерального Собрания Российской.

Новый Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"1 расширил сферу дей-

' Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". М. 2006. Ст.11.

ствия федерального закона "Об электронной цифровой подписи", установив в п.З ст. 11, что "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе".

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерацию"1 гласит, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются архивные документы независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Это означает, что электронные документы подлежат организации, упорядочению и сохранению в пределах сроков, установленных перечнями и другими нормативными актами наравне с традиционными2. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности3.

Федеральный закон Российской Федерации от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", который регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации (далее также - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

• Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

' Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст.5. ' Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве органнзации//Секретарское дело. 2006. № 1.С.28.

1 Федеральный закон от 22 от 22 октября 2004 г. Хя 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст.6.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Как правило, все ведомственные нормативные акты основываются на Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене"2 направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин "информационные процессы" как "процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации"3.

Закон РФ "О государственной тайне" от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

' Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

2 Ф3 от 26 апреля 2006 г. № 59 "О порядке рассмотрения обращений ??? РФ".

1 Федеральный закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене".

Ст.2.

Ко 2-ой группе относятся Указы Президента РФ, в которых регулируются вопросы, связанные с информационной безопасностью.

- Указ Президента Российской Федерации от 20 января 1994 года № 170 "Об основах государственной политики в сфере информатизации";

- Указ Президента Российской Федерации от 21 февраля 1994 года №361 "О совершенствовании деятельности в области информатизации органов государственной власти Российской Федерации";

- Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года № 611 "О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена";

- Указ Президента РФ от 1 сентября 2000 г. № 1606 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию".

Третья группа документов это:

акты и постановления Правительства РФ:

- Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января

2002 года № 65 "О Федеральной целевой программе "Электронная Россия

(2002-2010 годы)";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 30 мая

2003 года № 313 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 23 июля 2005 г. №443 "Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"

Постановлением утверждены Правила разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне.

Органы государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, представляют в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны предложения о включении сведений в проект перечня в соответствии со своей компе-

тенцией, перечнем сведений, составляющих государственную тайну, предусмотренным статьей 5 Закона Российской Федерации "О государственной тайне", и методическими рекомендациями Межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

- "Концепция использования информационных технологий в деятельности Федеральных органов государственной власти до 2010 года", одобренной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 года № 1244-р.

Сфера применения электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое "электронное правительство" - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами. На развитие данного направления применения информационных технологий направлена Федеральная целевая программа "Электронная Россия на 20022010 гг.". Целями программы "Электронная Россия" в области делопроизводства являются перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу и использование информации. Программа включает три этапа. Первый этап реализации программы (был рассчитан на 2002 г.) предполагает проведение анализа нормативной правовой базы с целью выявления ключевых проблем, препятствующих широкому внедрению информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), изучение уровня информатизации экономики, анализ эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на информатизацию, проведение полного учета государственных информационных ресурсов, анализ зарубежного опыта реализации подобных программ, изучение опыта работы в сфере ИКТ различных организаций. Второй этап реализации программы (рассчитан на 2003-2004 гг.) включает реализацию конкретных проектов и комплекса мероприятий на основе проведенных исследований по внедрению ИКТ в организациях государствен-

ного сектора экономики. На этом этапе должна быть создана основа единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для органов государственной власти и органов местного самоуправления, бюджетных и некоммерческих организаций, системы электронной торговли в сфере поставок продукции для федеральных государственных нужд и для общественных пунктов подключения к общедоступным информационным сетям. На третьем этапе реализации программы (рассчитанном на 2005-2010 гг.) предполагается массовое распространение информационных и коммуникационных технологий во всех сферах общественной деятельности, внедрение стандартизированного электронного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности1.

К 4-ой группе относятся утвержденные в настоящее время нормативные распорядительные документы Государственной Думы на высоком, качественном уровне обеспечивающие регулирование существующих делопроизводственных процессов, а также предстоящее внедрение технологий электронного документооборота. Тем не менее, в процессе реализации технологии электронного документооборота, потребуется вносить соответствующие изменения в существующие нормативные акты Государственной Думы, в частности, в "Инструкцию по работе с документами Государственной Думы".

Распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания РФ 2 апреля 2003 г. № 2-63 утверждены Основные направления развития электронных информационных ресурсов Государственной Думы где сказано, что обеспечение деятельности Государственной Думы связано с потреблением, созданием и накоплением информации в электронном виде на базе информационно - телекоммуникационной системы (далее - ИТКС).

http://iaanu.duma.gov.ru/Intranet/Web/UPlQ/otd6/Qsn парг razv.htm

Было принято Положение о Фонде электронных информационных ресурсов в Государственной Думе.

1 А.В.Охотннков, Е.А.Булавина. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие. М., 2004. С.191-192.

В нем было определено, что фондом электронных информационных ресурсов Государственной Думы (далее - Фонд) является информационной системой Государственной Думы, образуемой из информационных ресурсов о работе Государственной Думы, деятельности депутатов, депутатских объединений, комитетов, комиссий и структурных подразделений Аппарата Государственной Думы, информационных ресурсов справочного характера, информационных систем и отдельных информационных ресурсов внешних организаций, формирующих единое информационное пространство в компьютерной сети

Государственной Думы.

Он предназначен для информационного обеспечения работы депутатов Государственной Думы, депутатских объединений, комитетов и комиссий Государственной Думы, структурных подразделений Аппарата Государственной Думы. Доступ к Фонду может быть разрешен Руководителем Аппарата Государственной Думы другим пользователям, включая федеральные органы государственной власти Российской Федерации и органы государственной власти субъектов Российской Федерации, а также определен состав ресурсов, структура и формирование фонда.

Развитие Фонда электронных информационных ресурсов (далее - Фонд) предполагается осуществлять поэтапно с учетом потребностей в информационных ресурсах, а также существующих заделов по их созданию, финансового обеспечения и технических возможностей.

На первом этапе предусматривается:

1. Развитие внутренних ресурсов: публикация сведений о международном (межпарламентском) сотрудничестве Государственной Думы; публикация новых информационно-аналитических и информационных материалов, публикация информации о финансово-хозяйственной деятельности Государственной Думы; создание автоматизированных технологий формирования протоколов заседаний Совета Государственной Думы и проекта порядка работы Государственной Думы; разработка автоматизированной технологии структурирова-

ния текстовой информации, в том числе текстов законопроектов; модернизация информационной системы, установленной в холлах зданий парламента, и обеспечение посетителей более широким перечнем сведений о деятельности Государственной Думы; проведение работ по интеграции эксплуатируемых информационных ресурсов Фонда на основе формирования между ними гипертекстовых ссылок; разработка системы учета и формирования статистики обращений к ресурсам Фонда;

2. Развитие внешних ресурсов: использование возможностей доступа из рабочих помещений пользователей к информационным ресурсам сети Интернет;

3. Развитие сайта Государственной Думы в сети Интернет: размещение информационных ресурсов по группам в соответствии с четвертым разделом настоящих Основных направлений

На втором этапе:

1. Развитие внутренних ресурсов, публикация стенограмм заседаний Совета Государственной Думы, данных о протокольных поручениях; разработка системы контроля и управления дифференцированным доступом внешних пользователей к информационным ресурсам Фонда: создание автоматизированных технологий формирования данных о мероприятиях, проводимых Б Государственной Думе, и повестки заседаний Совета Государственной Думы;

2. Развитие сайта в сети Интернет: обсуждение наиболее важных законопроектов

На третьем этапе:

1. Развитие внутренних ресурсов: создание технологий формирования информационных ресурсов "Данные о рассылке законопроектов и получение отзывов".

2. Развитие сайта в сети Интернет: организация пресс-конференций; проведение парламентских слушаний.

Состав и порядок проведения работ на этапах может уточняться по мере развития системы. Формирование других информационных ресурсов осуществляется на последующих этапах по мере возможностей, связанных с их разработкой и внедрением.

В ходе развития Фонда электронных информационных ресурсов будет осуществляться постоянная актуализация сведений, обусловленная текущими изменениями данных, ввод новых сведений, обеспечиваться доступ к ним пользователей, а также проводиться необходимое периодическое обновление ресурсов в связи с началом работы Государственной Думы нового созыва.

[1] Развернутую характеристику ст. в Приложении

Распоряжением руководителя Аппарата Государственной Думы от 02 апреля 2003 г. № 2-63 утверждены Основные направления развития электронных информационных ресурсов Государственной Думы.

§ 2. Информационные системы документооборота в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

В течение нескольких последних лет в Государственной Думе ведутся работы по автоматизации решения задач документационного обеспечения. Центральную роль в документационном обеспечении сегодня играет Система автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД), функционирующая с августа 2000 г. В настоящее время к этой системе подключены практически все структурные подразделения. САДД построена на базе настраиваемого программного комплекса, широко используемого для автоматизации делопроизводства в федеральных органах государственной власти и организациях федерального уровня (Совет Федерации, Конституционный суд РФ? Счетная палата РФ, Федеральная служба налоговой полиции РФ, Центральный банк РФ, ряд федеральных министерств и др.).

Задачи комплексного развития и внедрения информационных технологий автоматизированного делопроизводства и документооборота в Государственной Думе впервые были поставлены в Программе оптимизации документооборота в Государственной Думе (2005-2007 годы), одобренной Комитетом Государственной Думы по Регламенту и организации работы Государственной Думы (решение от 08.09.2005 года № 59/2) и утвержденной распоряжением Руководителем Аппарата Государственной Думы от 16 сентября 2005 года № 2-154. Основной целью разработки данной Программы являлось определение путей создания эффективной системы документационного обеспечения деятельности Государственной Думы на основе использования современных информационных технологий разработки, представления, прохождения, исполнения, контроля исполнения, учета и хранения документов, поэтапного перехода к электронному документообороту.

В ходе выполнения данной Программы в основном подготовлена нормативная база поэтапного перехода к электронному документообороту, проработаны вопросы организации работы по переводу бумажного документопотока на электронные носители, введения электронно-цифровой подписи, создания группы поточного сканирования и электронного ввода документов, создания автоматизированной системы электронного архива, реализации безбумажной технологии рассылки нормативно-распорядительных и информационно-справочных материалов и др. Использование разработанных и внедренных в рамках Программы информационных технологий дало ощутимые практические результаты.

Позволило выделить основные направления соответствующего развития информационных технологий документационного обеспечения и определить требования к аппаратно-программным средствам их реализации.

Основу информационно-телекоммуникационной системы Государственной Думы составляет корпоративная вычислительная сеть, включающая в на-

стоящее время около 2000 рабочих станций, около 150 серверов, более 300 единиц активного сетевого оборудования.

В состав информационно-телекоммуникационной системы входит сеть Интранет, а также сеть Экстранет, которая позволяет объединить корпоративную вычислительную сеть Государственной Думы с сетями Интранет Совета Федерации, Мэрии Москвы, законодательными и исполнительными федеральными органами государственной власти, законодательной власти субъектов Российской Федерации и другими организациями. В рамках информационно-телекоммуникационной системы реализована работа электронной почты Государственной Думы. В настоящее время к ней подключено около 1500 пользователей.

Оборудование и программное обеспечение систем передачи данных корпоративной вычислительной сети обеспечивает возможность удаленного доступа депутатов, работников Аппарата и внешних пользователей к прикладным информационным технологиям Государственной Думы. С помощью удаленного доступа к информапионно-телекоммуникационной системе Государственной Думы подключены до 80 законодательных (представительных) органов власти субъектов Российской Федерации, около 20 пользователей Администрации Президента и Правительства Российской Федерации, около 40 пользователей министерств и ведомств Российской Федерации.

На текущий момент в Государственной Думе функционирует более 30 прикладных информационных систем, обеспечивающих поддержку докумен-тационного, информационного и других видов обеспечения деятельности Государственной Думы.

Ниже представлены основные информационные системы, действующие в Государственной Думе Федерального Собрания РФ.

Система автоматизации делопроизводства и

документооборота (САДЦ)

САДД играет центральную роль в системе документационного обеспечения управления Государственной Думы. Система обеспечивает регистрацию и учёт прохождения внешней и внутренней корреспонденции, контроль исполнения поручений и документов в Государственной Думе. Общее число документов, обрабатываемых системой за год, более 260000.

САДД находится в эксплуатации с 2000 г.

В настоящее время к этой системе подключены все структурные подразделения Аппарата Государственной Думы. Общее число пользователей в Государственной Думе - около 300.

С помощью САДЦ в Государственной Думе реализованы такие функции делопроизводства, как:

- регистрация входящих и внутренних документов;

- учет движения документов внутри Государственной Думы;

- регистрация исходящих документов;

- списание документов "В дело";

- контроль над своевременным исполнением документов;

- ведение номенклатуры дел;

- поиск документов по различным критериям и получение статистических отчетов по документообороту Государственной Думы.

На текущий момент САДД использует не все функциональные возможности системы "Дело-Предприятие". Система позволяет полностью автоматизировать все этапы юридически значимого электронного документооборота Государственной Думы с использованием технологий ЭЦП, обеспечивает возможность массового перевода документов на бумажных носителях в электронную форму, реализует функционал подготовки и согласования в электронном виде проектов документов и др.

Автоматизированная система обеспечения законодательной

деятельности (АСОЗД)

АСОЗД предназначена для повышения эффективности законопроектной работы депутатов, внешних субъектов права законодательной инициативы РФ и сотрудников Аппарата Государственной Думы за счет использования аппаратных и информационно-программных средств на всех этапах законодательной процедуры.

АСОЗД обеспечивает:

- сбор, хранение, программно-технологическую обработку и представление в электронном виде субъектам права законодательной инициативы, другим пользователям системы достоверной и актуальной учетной информации о прохождении законопроектов и законов по стадиям федерального законодательного процесса. В системе имеется информация о всех законопроектах и законах, рассмотренных ГД с 1997 года (более 2800 законопроектов и законов, рассмотрение которых завершено, и более 1900 законопроектов и законов, находящихся в работе. Информация доступна всем пользователям Интранет в ГД (более 1500), а также внешним пользователям Интранет (Совет Федерации, законодательные органы субъектов РФ и др.);

- размещение электронных версий текстов законопроектов, законов и основных сопровождающих их документов (доступ к размещению документов имеют около 500 пользователей системы);

- оперативный поиск необходимой пользователю информации, содержащейся в системе;

- автоматизированное формирование учетной информации о ходе и результатах законодательной деятельности комитетов Государственной Думы, а также о результатах законопроектной работы депутатов Государственной Думы, в т.ч. по депутатским объединениям в Государственной Думе;

- автоматизированный расчет с клиентских рабочих мест статистических показателей хода и результатов федерального законодательного процесса;

- контроль полноты и достоверности учетной информации о прохождении законопроектов и законов по стадиям законодательного процесса.

Аналитическая информационная система "Законопроект"

Аналитическая информационная система "Законопроект" обеспечивает доступ пользователей внутренней компьютерной сети к информации о рассмотрении и принятии законопроектов (законов) на всех стадиях законодательной процедуры с возможностью одновременного просмотра по каждому законопроекту (закону) следующей информации:

- постановлений Государственной Думы и Совета Федерации о принятии или отклонении законопроекта (закона);

- фрагментов протоколов заседаний Совета Государственной Думы с решениями по законопроекту (закону);

- протоколов пленарных заседаний Государственной Думы, на которых рассматривался законопроект (закон);

- фрагментов текстов стенограмм пленарных заседаний Государственной Думы с обсуждением законопроекта (закона) и результатов голосования по нему;

- о причинах отклонения закона;

- о работе с отклоненным законом;

- текста принятого закона.

Система электронного голосования

Система электронного голосования предназначена для хранения результатов регистрации и голосований на пленарных заседаниях Государственной Думы и выдачи разнообразной информации на ее основе. Система включает 470 рабочих мест депутатов и обеспечивает:

- автоматизированную загрузку результатов голосований в реальном

времени;

- загрузку в ручном режиме результатов регистрации депутатов по письменным и устным заявлениям;

- использование хранящейся в системе информации другими системами.

Автоматизированная система организационного управления

(АСОУ)

АСОУ предназначена для поддержки процессов планирования рассмотрения вопросов Государственной Думой и координации деятельности комитетов, фракций, депутатских групп.

Система обеспечивает автоматизированный процесс формирования и контроля реализации следующих документов:

- формирование проекта примерной программы законопроектной работы на очередную сессию Государственной Думы;

- обработку предложений и замечаний к проекту примерной программы

законопроектной работы;

- доработку проекта примерной программы законопроектной работы с

учётом замечаний;

- доработку проекта примерной программы в течение сессии с учётом

полученных предложений;

- формирование проекта календаря рассмотрения вопросов Государственной Думы на очередной месяц;

- обработку предложений к проекту календаря рассмотрения вопросов на очередной месяц;

- обработку предложений о внесении изменений в календарь рассмотрения вопросов Государственной Думой в течение месяца;

- доработку календаря в течение месяца с учётом полученных предложений;

- порядок работы Государственной Думы;

- формирование отчётов по информации о ходе реализации примерной программы законопроектной работы Государственной Думы;

- формирование отчётов по информации о ходе выполнения календаря на очередной месяц.

Автоматизированная система "Парламентские запросы"

Автоматизированная система "Парламентские запросы" предназначена для предоставления пользователям Интранет-портала Государственной Думы перечня парламентских запросов (по палате в целом, по инициатору - депутату Государственной Думы), текстов запросов, сведений о поступивших ответах на парламентские запросы. Информационным источником АС "Парламентские запросы" является реализованная в СУБД Access и эксплуатирующаяся в Организационном управлении в среде Windows одноименная задача. Система интегрирована с базой правовых актов ИПС "Закон" в части постановлений Государственной Думы, содержащих тексты парламентских запросов.

Автоматизированная информационная система "Оникс"

АИС "Оникс" предназначена для автоматизации процесса учета данных по отклоненным законам, работе согласительных и специальных комиссий, подготовке статистических материалов.

Автоматизированная информационная система

"Отправка исходящей корреспонденции"

АИС "Отправка исходящей корреспонденции" обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, направляемой в органы государственной власти, в адрес организаций и граждан, формирование реестров отправки фельдсвязью или почтой и др.

Автоматизированная информационная система

"Депутатская почта"

АИС "Депутатская почта" обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в адрес депутатов ГД, поиск и просмотр зарегистрированной корреспонденции, печать списков рассылки и формирование статистических данных.

Система подготовки текстов документов "Стенограммы"

Система предназначена для автоматизации работ при оформлении документов и стенограмм заседаний.

Система обеспечивает:

- применение различных шаблонов и макетов, для облегчения работы операторов и унификации выпускаемых документов;

- хранение подготовленных документов, поиск документа по различным реквизитам, корректировку документов и получение справочной информации;

- использование возможностей сетевой обработки: коллективную работу над одним документом, общую базу данных, сетевую печать.

Структурированное представление текстов обеспечивается разбором исходной стенограммы с помощью автоматизированной подсистемы "Аналитик", входящей в систему подготовки текстов документов "Стенограммы".

Эксплуатируются две поисковые "машины": в системе "Интранег" и в среде Windows.

Информационная система

"Каталог документов, выдаваемых депутатам"

Система обеспечивает регистрацию и учет документов выдаваемых депутатам Государственной Думы с формированием отчетных материалов.

Автоматизированная информационно-поисковая система

"Приёмная ГД"

АИПС "Приёмная ГД" предназначена для автоматизации технологических операций, связанных с обработкой письменных и устных обращений граждан в Государственную Думу. В системе формируются документы - извещения, направляемые гражданам и сопроводительные письма, направляемые в подразделения Государственной Думы и внешние организации. Обеспечивается контроль исполнения документов по обращениям граждан. Система позволяет выполнять следующие функции:

- регистрацию письменных обращений граждан;

- регистрацию обращений граждан на личном приёме;

- формирование исходящих документов и реестров исходящих документов;

- поиск информации по обращениям граждан;

- подготовку статистических данных.

В составе АИПС "Приёмная ГД" функционирует 28 рабочих мест. За год в системе обрабатывается более 50 тыс. письменных обращений граждан и более 4,5 тыс. обращений граждан на личном приеме.

Фонд электронных информационных ресурсов Государственной Думы

ФЭИР является информационной системой Государственной Думы, образуемой из информационных ресурсов о работе Государственной Думы, деятельности депутатов, депутатских объединений, комитетов, комиссий и структурных подразделений Аппарата Государственной Думы, информационных ресурсов справочного характера, информационных систем и отдельных информационных ресурсов внешних организаций, формирующих единое информационное пространство Государственной Думы.

ФЭИР предназначен для информационного обеспечения деятельности депутатов Государственной Думы, депутатских объединений, комитетов и комиссий Государственной Думы, структурных подразделений Аппарата Государственной Думы. Руководителем Аппарата Государственной Думы доступ к информационным ресурсам ФЭИР может быть предоставлен пользователям во внешних по отношению к Государственной Думе организациях, в том числе в федеральных органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации.

Информационно-поисковая система "Информационно-аналитические материалы о деятельности Государственной Думы"

Система предназначена для предоставления пользователям Интранет-портала Государственной Думы сведений из информационно-аналитических бюллетеней и вестников, информационно-аналитических комментариев к законопроектам, аналитических записок (тематических).

Автоматизированная библиотечно-информационная система

(АБИС)

Система предназначена для формирования и представления библиотеч-но-библиографических справочных и информационных ресурсов депутатам, их помощникам, сотрудникам Аппарата. Она представляет собой совокупность информационных технологий, реализующих одну или несколько библиотечных функций с применением соответствующего программного, информационного, лингвистического и технического обеспечения:

- технология обработки литературы, поступающей в фонд библиотеки;

- технология ведения справочных баз данных;

- технология подготовки и использования поисковых баз данных;

- технология подготовки библиографических и информационных изданий;

- технология формирования и актуализации АУеЬ-сервиса библиотеки;

- технология подписки периодических изданий для подразделений Государственной Думы;

- технология ведения и актуализации справочно-нормативной информации;

- технология подготовки библиотечной статистики.

Информационно-поисковая система (ИПС) "Закон"

ИПС "Закон" содержит законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, международные правовые акты, а также конституции и уставы субъектов Российской Федерации и законы о внесении изменений в конституции и уставы субъектов Российской Федерации.

Система обеспечивает следующие возможности по работе с нормативными актами:

- формирование поискового запроса и поиск правовых актов;

- формирование подборки документов на основе результатов поиска;

- использованием междокументных связей при работе с документами;

- ведение комментариев к документам.

Автоматизированная информационная система "Кадры"

АИС "Кадры" предназначена для хранения информации о депутатах, помощниках депутатов и работниках Аппарата ГД с выполнением: работ со штатным расписанием, получения статистической информации, обработки запросов на поиск информации по наборам критериев для Руководства ГД и ряда подразделений Аппарата ГД. В настоящее время в составе АИС "Кадры" функционируют более 50 рабочих мест, в системе хранится информация о более 30000 персоналий.

Автоматизированная информационная система "КОРТ"

АИС "Корт" предназначен для автоматизированной обработки протоколов заседаний Совета Государственной Думы, подготовленных в редакторе MS Word, и автоматизированного формирования на их основе учетной информации о решениях по законопроектам (законам), которые были приняты на заседаниях Совета Государственной Думы.

В процессе программного формирования учетной информации используется база данных АИС "Законопроект", сформированная учетная информация о решениях по законопроектам (законам) передается для ввода в АСОЗД.

Единая система ведения классификаторов (БСВК)

ЕСВК предназначена для централизованного ведения классификаторов, используемых в автоматизированных информационных системах, входящих в состав Фонда электронных информационных ресурсов.

Автоматизированная система электронного архива

Государственной Думы (АСЭА)

АСЭА предназначена для автоматизации процессов деятельности отдела архивных документов Государственной Думы и реализует следующие процессы организации архивного хранения документов Государственной Думы:

- формирование номенклатуры дел (использовалась до 2006-го года включительно, в настоящее время не используется). Практически обеспечивает возможность ввода номенклатуру дел в систему, без последующей выгрузки в САДЦ, без связи с хранящейся в АСЭА информацией об архивных делах;

- загрузка сдаточной описи (сканирование с бумажного носителя и последующее оптическое распознавание), автоматическая обработка и формирование карточек дел;

- ведение и использование тематической справочной картотеки в электронном виде;

- формирование электронных сводных описей дел для передачи на государственное хранение (частично);

- формирование сводной описи и других отчетов;

- автоматизированный поиск документов и дел, как в бумажном, так и в электронном виде.

Удостоверяющий центр Государственной Думы (УЦ ГД)

УЦ ГД предназначен для обеспечения участников электронного документооборота Государственной Думы криптографическими ключами (закры-

тым и открытым) и сертификатами ключей подписей, а также для предоставления иных услуг, определенных требованиями Федерального закона "Об электронной цифровой подписи", издания сертификатов ключей подписей и списков отозванных сертификатов.

Создание Удостоверяющего центра Государственной Думы является значительным шагом в сторону развития как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота Государственной Думы. Порядок работы, механизмы и условия предоставления и использования услуг Удостоверяющего центра ГД, включая обязанности и права пользователей УЦ ГД и администрации УЦ ГД, протоколы работы, принятые форматы данных и основные организационно-технические мероприятия, необходимые для безопасной работы УЦ ГД, определяет Регламент удостоверяющего центра Государственной Думы Федерального Собрания Российской.

Системы автоматизации работ в отдельных структурных подразделениях Аппарата ГД

К числу этого вида систем относятся системы учета загранкомандировок, системы автоматизированного ведения видеоархива Пресс-службы и др.

Общая характеристика существующей функциональной архитектуры информационных технологий документационного обеспечения деятельности Государственной Думы

Функциональную архитектуру применяемых в настоящее время информационных технологий можно представить с помощью двух приведенных в приложениях схем.

Укрупненная схема взаимодействия перечисленных выше автоматизированных систем представлена в приложении 1. Там же приведена таблица расшифровки видов информации, которой обмениваются системы.

Укрупненная схема работы подразделений ГД с рассматриваемыми автоматизированными системами приведена в приложении 2 (для наглядности в схеме использованы сокращенные наименования некоторых структурных подразделений).

В целом на сегодняшний день можно констатировать, что в ряде функциональных областей существующие системы удовлетворяют основным требованиям автоматизируемых процессов:

система САДД и связанные с ней системы охватывают ряд базовых областей документационного обеспечения деятельности ГД и реализуют одну из ключевых технологий автоматизации процессов делопроизводства в ГД;

большая часть процессов поддержки и обеспечения законодательной деятельности в ГД хорошо автоматизирована; существует ряд систем, обладающих широкой функциональностью и позволяющих осуществлять практически полный контроль за законодательной процедурой на всех ее стадиях с обеспечением пользователей в ГД практически полным спектром информации о ходе законодательного процесса.

В то же время существует ряд общих проблем автоматизации документационного обеспечения деятельности ГД, а также ряд проблем по автоматизации отдельных деловых процессов документационного обеспечения. Эти во-

просы будут рассмотрены в следующем разделе.

№ Направления совершенствования ИТД ГД Условное наименование группы процессов

1. Реализация электронного документооборота законопроектов и сопровождающих их документов Законодательная деятельность

2. Оптимизация документопотоков внутренней переписки и отработка обмена электронными документами между структурными подразделениями при исполнении входящих и разработке (подготовке) исходящих и внутренних документов Переписка

3. Реализация электронного документооборота при оформлении и исполнении заявок на различные виды работ или услуг Заявки

4. Оптимизация документопотоков внутренней рассылки нормативно-распорядительных документов Рассылка

№ Направления совершенствования ИТД ГД Условное наименование группы процессов

5. Реализация безбумажной технологии формирования планов основных направлений деятельности, контроля выполнения плановых мероприятий и формирования отчетных документов - Планирование

6. Реализация безбумажной технологии передачи заданий от руководителей к исполнителям с автоматизированным формированием списков задач, календарей и контролем выполнения заданий Задания

7. Организация совместного архивного хранения бумажных и электронных документов Архив

Общие проблемы автоматизации документацноиного обеспечения Государственной Думы

К общим проблемам автоматизации документационного обеспечения ГД в рамках рассматриваемых групп процессов можно отнести следующие:

- информационные системы ГД в основном ориентированы не на автоматизацию процессов в целом, а на совершенствование отдельных участков процессов, что приводит к затруднениям при передаче данных между системами и большому числу ручных (неавтоматизированных) операций (АИПС "Приемная ГД" - САДД - "Отправка корреспонденции"; АСОЗД - АСОУ - ряд технологических подсистем);

- отсутствует единое хранилище электронных документов, что приводит к дублированию информации в системах;

- недостаточная интеграция систем, отдельные потоки информации обрабатываются вручную:

- системы разработаны с использованием различных программных технологий и платформ разработки, что затрудняет их интеграцию между собой (АСОЗД, АИС "Законопроект", АСОУ).

уровня Аппарата ГД осуществляется вручную или по временной схеме с

применением САДД;

отчеты по выполнению плановых и других мероприятий, а также предложения по переносу сроков мероприятий создаются вручную:

- ряд процессных областей в настоящее время не автоматизирован (контроль исполнения на уровне структурного подразделения, процесс прохождения и выполнения заявок и др.);

Выводы

Приведенное выше краткое описание результатов анализа современного состояния информационных технологий документационного обеспечения деятельности ГД позволяет сделать следующие выводы.

1. Несмотря на то, что автоматизация рассматриваемых процессов в целом находится на хорошем уровне, (особенно в части основного процесса ГД -законодательная деятельность), по ряду процессов имеются недостатки функциональности используемых информационных систем. В частности, ряд процессов автоматизирован не целиком, а кусочно, с использованием отдельных систем на различных этапах процессов, из-за чего существует разрыв как в потоках информации, проходящей в рамках выполняемого процесса, так и в самом ходе выполнения процесса. Существуют, также отдельные процессные области, практически не автоматизированные в настоящее время.

2. Архитектура существующей информационной системы ГД выглядит в настоящее время недостаточно целостной. Имеется ряд проблем, связанных как с отсутствием единой модели данных, так и с использованием разнородных программных платформ, затрудняющих интеграцию.

3. Для решения выявленных в результате анализа проблем необходимо построить систему, основанную на следующих принципах:

- основой системы должна быть целостная модель учетных данных, реализованная на основе слоя метаданных, представляющего собой универсальный модуль, позволяющий осуществлять его гибкую настройку под конкретные задачи;

система должна включать единое хранилище документов, интегрированное с метаданными, предназначенное для организации упорядоченного ввода и

хранения образов и текстов электронных документов, включающее механизмы доступа к документам и средства поиска (атрибутивного и полнотекстового);

- доступ к функциональности системы и документам, находящимся в хранилище документов, должен быть реализован посредством \уеЬ-технологии для обеспечения возможности ее широкого использования различными категориями пользователей;

- система должна обеспечивать автоматизированное формирование или поддержку формирования основных видов документов;

- при построении системы необходимо использовать процессный подход, что является общепринятой практикой в настоящее время.

Подводя итоги, подчеркнем, что внедрение систем электронного документооборота является ответственной и сложной процедурой. Создание системы электронного документооборота может стать качественным рубежом в жизни организации, благоприятно сказаться на качестве управления, социально-психологическом климате, ее имидже. Однако это требует больших организационных, финансовых, кадровых, временных и других затрат. Условием внедрения электронной системы управления документооборотом является модернизация организационной структуры предприятия, анализ и совершенствование документопотоков. Кроме того, на этом этапе производится мониторинг рынка программных продуктов, определяются требования к корпоративной системе документооборота. В процесс внедрения системы электронного документооборота вовлекаются сотрудники различного уровня и профиля деятельности, в том числе специалисты в области делопроизводства. Расширение участия сотрудников организации в выборе и внедрении системы электронного документооборота позволит решить и другую важную задачу - преодолеть сопротивление персонала технологическим инновациям; создаст условия для позитивного принятия коллективом организации кардинальных изменений в методах и принципах работы. Все особенности использования его в организации.

Глава II. Анализ автоматизированных информационных систем, используемых в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации

§ 1. Основные принципы развития информационных систем, используемых в Государственной Думе

1. Целостность

В процессе развития информационных технологий документооборота в Государственной Думе необходимо сохранять основные принципы построения решений, обеспечить целостность, взаимосвязи и совместимость существующих и внедряемых технологий.

Все предлагаемые решения должны разрабатываться и реализовываться комплексно и образовывать единую систему, действующую на единой программной платформе, при этом по возможности должна соблюдаться модульность и автономность разработки с последующей увязкой на уровне интерфейсов.

Предлагаемые решения должны быть нацелены на сокращение случаев неоправданного дублирования функций и данных в различных АИС Государственной Думы.

Целостность информации, использующейся в различных АИС Государственной Думы, должна обеспечиваться в том числе за счет построения единого хранилища электронных документов.

Неотъемлемой частью существующих и вновь создаваемых решений в области автоматизации документооборота должно быть нормативно-правовое обеспечение. Проектирование решений должно осуществляться с учетом законодательства РФ и существующей нормативной базы организации делопроизводства и документооборота в Государственной Думе. В тех случаях, когда создаваемые решения подразумевают переход на новые технологии делопро-

изводства и документооборота (например, внедрение электронного документооборота с применением средств ЭЦП), должны своевременно выполняться разработка, согласование и утверждение необходимых нормативных документов, определяющих порядок внедрения и использования новых технологий.

2. Преемственность (развитие от достигнутого уровня)

Использующиеся в Государственной Думе информационные технологии и системы, зарекомендовавшие себя в течение времени как удовлетворяющие потребности пользователей, должны быть сохранены с минимальными функциональными изменениями. С другой стороны, отказ от использования устаревших технологий, неспособных эффективно решать актуальные в настоящее время задачи, должен производиться только параллельно с внедрением современных решений, полностью покрывающих потребности пользователей в данной предметной области.

Развитие информационных технологий документооборота Государственной Думы должно по возможности осуществляться путем применения существующих готовых программно-аппаратных средств, обеспечивающих выполнение требуемых функций и заданных требований.

Разработка специального программного обеспечения должна осуществляться в соответствии с согласованными и утвержденными требованиями пользователей. Создание системного программного обеспечения в рамках развития информационных технологий документооборота должно бьггь сведено к минимуму. Допускаемые в отдельных случаях исключения должны убедительно обосновываться и интегрироваться в существующие технологические решения.

Готовые аппаратные средства и программное обеспечение следует выбирать таким образом, чтобы их адаптация для использования в Государственной Думе требовала минимальных финансовых и временных затрат и были уч-

тены такие критерии, как функциональная эффективность, надежность, информационная безопасность.

3. Открытость

Нередко внедрение новых технологий и методов организации работы сопряжено с внутренним, порой неосознаваемым, сопротивлением сотрудников, не желающих подстраиваться под нововведения или не доверяющих им. Кроме того, большое количество проблем при внедрении новых решений возникает из-за недостаточно качественно выполненного анализа потребностей пользователей. В целях сокращения приведенных выше рисков необходимо реализовывать открытую политику реализации проекта, в том числе:

• проводить презентационные мероприятия для пользователей, на которых подчеркивать преимущества предстоящих нововведений;

• до начала внедрения привлекать все заинтересованные стороны к согласованию предлагаемых решений.

4. Поэтапное развитие

В случае если происходит попытка сразу решить весь комплекс вопросов автоматизации документооборота и делопроизводства, внедрение может затянуться на длительный срок или даже окончиться провалом. Такое развитие событий может быть обусловлено следующими причинами:

• длительное и затрудненное согласование требований к системе из-за большого числа автоматизируемых процессов и, как следствие, большого числа вовлеченных сотрудников (сколько людей - столько мнений);

• утрата сотрудниками и руководством доверия к проекту;

• высокая вероятность появления ошибок проектирования системы, устранение которых является наиболее дорогостоящим;

• ослабленный контроль заказчика над исполнителем, и, как следствие, снижение качества работ.

Сократить приведенные риски возможно, применяя поэтапное выполнение работ. Каждый из этапов должен быть максимально простым в реализации, при этом давать очевидный результат и явный экономический эффект.

5. Координация и контроль

Координацию и контроль мероприятий по развитию и использованию информационных технологий документооборота должны осуществлять профильные подразделения Управления документационного и информационного обеспечения Аппарата Государственной Думы совместно с другими заинтересованными структурными подразделениями Аппарата Государственной Думы.

До начала реализации все решения по развитию информационных технологий документооборота Государственной Думы должны проходить проверку решений на техническую и финансовую реализуемость.

На всех этапах реализации проектов должен осуществляться тщательный контроль соответствия результатов работ техническим требованиям.

Находящиеся в эксплуатации решения необходимо регулярно подвергать контролю эффективности их использования. При этом проверке подлежат финансовые затраты на эксплуатацию системы, а также получаемый эффект от реализации внедряемых решений. Результаты контроля использования должны быть учтены при планировании дальнейшего развития информационных технологий документооборота Государственной Думы, а также при принятии решений о снятии с эксплуатации устаревших систем.

6. Стандартизация и унификация

При реализации проектов развития информационных технологий документооборота Государственной Думы должны применяться типовые проект-

ные решения для всех видов обеспечения на всех уровнях автоматизации с обязательным учетом существующих решений и адаптацией к сложившимся условиям.

Элементы создаваемого комплекса программно-аппаратных средств должны иметь сертификаты соответствия, необходимость которых установлена действующим законодательством Российской Федерации. Все товары и услуги, поставляемые исполнителем при проведении работ, должны происходить из Российской Федерации или стран, с которыми Российская Федерация заключила торговое соглашение. Проектирование, пуско-наладочные работы и приемо-сдаточные испытания внедряемых решений должны осуществляться в соответствии с действующими стандартами.

Стандартизация должна охватывать все этапы жизненного цикла внедряемых решений. Их создание и развитие должны осуществляться в соответствии с действующими российскими и международными стандартами.

7. Сохранение инвестиций

Принятие решения о развитии и разработке новых решений по автоматизации документооборота в Государственной Думе должно осуществляться с учетом максимально возможного использования существующих программно-аппаратных средств. При проектировании решений необходимо учитывать:

• результаты применения предлагаемых технологий в отечественной и мировой практике;

• надежность организаций-разработчиков, организаций-поставщиков и других организаций, привлекаемых для проведения работ по развитию систем;

• уровень стандартизации, массовость производства и уровень сервисной поддержки предлагаемых решений.

Основные направления развития электронных информационных ресурсов Государственной Думы

Утверждены распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации 2 апреля 2003 г. № 2-63

1. Введение

Обеспечение деятельности Государственной Думы связано с потреблением, созданием и накоплением информации в электронном виде на базе информационно-телекоммуникационной системы (далее - ИТКС). Потребление информации направлено на получение систематизированных сведений, необходимых для решения поставленных задач. Создание информации состоит в выработке текстов различных документов (законопроектов, постановлений, документов внутреннего пользования и т.п.) или в регистрации сведений о деятельности Государственной Думы. Накопление информации направлено на сохранение сведений, их актуализацию с целью последующего многократного использования. В результате формируются электронные информационные ресурсы, снабженные соответствующим поисковым аппаратом.

Действующая информационно - технологическая инфраструктура Государственной Думы позволяет проводить поэтапное развитие электронных информационных ресурсов с использованием современных информационных технологий посредством:

• формирования общего электронного информационного пространства;

• создания и развития организационно - технологического механизма формирования электронных информационных ресурсов;

• организации информационного взаимодействия с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

• организации взаимодействия с внешними источниками данных с помощью сети Интернет;

• разработки механизма электронного информационного взаимодействия с общественными организациями и гражданами;

• реализации эффективного информационного обслуживания;

• координации работ при формировании и развитии ресурсов.

2. Состав ресурсов

Состав (перечень) электронных информационных ресурсов Государственной Думы определяется сведениями, необходимыми подразделениям парламента для выполнения своих задач и функций. Формируется на основе анализа видов деятельности Государственной Думы.

Внутренние ресурсы классифицируются по назначению. Для работы депутатов Государственной Думы - ресурсы основной деятельности. Для организации работы подразделений Аппарата Государственной Думы (далее - Аппарат) - ресурсы обеспечивающей деятельности. Ресурсы сгруппированы по функционально - тематическим направлениям. По каждому из них указывается структурное подразделение Аппарата, ответственное за его формирование. Оно должно осуществлять сопровождение ресурса в рамках ИТКС и поддерживать его текущее состояние. В процессе деятельности Государственной Думы перечень информационных ресурсов может изменяться. Внутренние электронные информационные ресурсы Государственной Думы подразделяются на

[I]:

Информационные ресурсы основной деятельности Государственной Думы: страницы депутатских объединений в Государственной Думе; страницы комитетов и комиссий Государственной Думы; страницы депутатов Государственной Думы; о внутреннем устройстве и органах Государственной Думы; планирование подготовки и рассмотрение вопросов; об обращениях Государственной Думы в органы государственной власти Российской Федерации; документирование и учет информации о рассмотрении вопросов на пленарных заседаниях Государственной Думы, на заседаниях Совета Государственной

Думы, в комитетах и комиссиях Государственной Думы, на парламентских слушаниях; тексты законопроектов, иных правовых актов и документов, связанных с их рассмотрением и принятием Государственной Думой; международное (межпарламентское) сотрудничество; об обращениях граждан в Государственную ДУМУ; информационно-аналитические и информационные материалы; состав и деятельность органов государственной власти Российской Федерации; правовые ресурсы; финансово-хозяйственная деятельность Государственной Думы.

Информационные ресурсы обеспечивающей деятельности Аппарата Государственной Думы: полномочия, функции, структура и состав Аппарата; регламентирующие документы; работа Аппарата и его структурных подразделений; информация для посетителей Государственной Думы; информационные ресурсы подразделений Аппарата.

Электронные ресурсы внешних организаций, необходимые для работы подразделений Государственной Думы:

Информация высших федеральных органов государственной_власти Российской Федерации, исходящая из: Администрации Президента Российской Федерации - тексты вносимых проектов законов и сопутствующих документов, отзывы по законопроектам и законам, документы, определяющие регламент, функции, состав и структуру Администрации; Совета Федерации - состав Совета Федерации, состав комитетов и комиссий, регламент работы, планы работ и проводимых мероприятий, тексты вносимых проектов законов и сопутствующих документов, постановления, заключения и отзывы по законопроектам, стенограммы заседаний, результаты голосования; Правительства Российской Федерации - структура и состав Правительства, планы работ и повестки заседаний, тексты вносимых проектов законов и сопутствующих документов, протоколы заседаний, постановления, заключения, отзывы по законопроектам, ответы на парламентские запросы; Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбит-

ражного Суда Российской Федерации - состав Судов, регламенты работы, планы работ, постановления, документы о структуре и функциях аппаратов, тексты вносимых проектов законов и сопутствующих документов, заключения и отзывы по законопроектам.

Ресурсы органов государственной власти субъектов Российской Федерации: конституции республик и уставы органов власти; состав руководства органов власти; регламенты работы органов власти; состав законодательных органов власти; планы работы органов власти; данные о работе законодательных органов власти; протоколы заседаний законодательных органов власти; стенограммы заседаний законодательных органов власти; тексты отзывов органов власти на законопроекты, направленные из Государственной Думы; тексты вносимых проектов законов и сопутствующих документов; исторические и текущие сведения о субъектах Российской Федерации.

Ресурсы федеральных министерств и ведомств: результаты федеральных и региональных выборов в Российской Федерации - Центральная избирательная комиссия Российской Федерации; данные контроля за исполнением бюджета - Счетная палата Российской Федерации; данные об исполнении бюджета в текущем году - Министерство финансов Российской Федерации; статистические сведения по экономическому развитию Российской Федерации, регионов Российской Федерации и информационно-аналитические материалы - Государственный комитет по статистике Российской Федерации; сведения о политических партиях, общественных объединениях и религиозных организациях в Российской Федерации - Министерство юстиции Российской Федерации; статистика преступности в Российской Федерации - Министерство внутренних дел Российской Федерации; конституции зарубежных стран, сведения о структуре и работе парламентов зарубежных стран, данные о международных организациях, документы, принятые международными организациями, - Министерство иностранных дел Российской Федерации; нормативные документы о правах, функциях, структуре и регламенте работы Центрального

банка Российской Федерации; нормативные документы о правах, функциях и задачах деятельности Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации. Правовая информация: база данных по законодательству Российской Федерации Научно-технического центра "Система"; база данных по законодательству Российской Федерации Научного центра правовой информации Министерства юстиции Российской Федерации; справочная правовая система "Гарант"; справочная правовая система "Консультант плюс"; справочная правовая система "Кодекс"; справочная правовая система

Аналитические материалы: данные социологических опросов и исследований по правовым вопросам и правоприменительной практике; данные сравнительного правоведения; сопоставительные данные по организации законодательной процедуры зарубежных парламентах; информации "круглых столов" по законодательству и правовым вопросам.

Информация российских и зарубежных СМИ: сведения о российских и зарубежных СМИ и издательствах; планы издательской деятельности; оперативная информация о событиях в стране и мире; сведения об информационных ресурсах информационно-аналитического характера; мониторинг информации, публикуемой в центральных СМИ.

В начальный период информатизации внутренние электронные информационные ресурсы Государственной Думы формировались централизованно. Постепенно осуществлялся переход на принципы формирования ресурсов и их размещения в компьютерной сети с участием самих подразделений Государственной Думы в виде электронных текстов документов (публикаций) или баз данных в соответствии с Интранет-технологией.

Качественная оценка текущего состава внутренних электронных информационных ресурсов показывает, что не в полной мере использованы имеющиеся возможности в формировании ресурсов по некоторым направлениям деятельности Государственной Думы. В составе ресурсов Интранет отсутствуют сайты ряда депутатских объединений в Государственной Думе и комите-

тов Государственной Думы. Информация на имеющихся сайтах комитетов Государственной Думы не всегда поддерживается в актуальном состоянии. Не в полной мере задействованы возможности по автоматизации создания ресурсов на основе структурированного представления информации документов Ин формационные ресурсы в значительной степени формируются в виде текстовых файлов. Это требует постоянных трудозатрат на отслеживание актуальности содержащихся в них сведений, что затрудняет процесс их интеграции Применяются различные способы кодирования одинаковой информации. Присутствуют частичная неполнота сведений и ошибки в данных.

Централизованное обеспечение подразделений Государственной Думы внешними электронными ресурсами осуществляется путем размещения на серверах общего доступа Государственной Думы актуальных версий ресурсов, получаемых от внешних организаций - их владельцев. Подразделения Государственной Думы имеют также телекоммуникационный доступ к ресурсам Ингранет - систем Совета Федерации и Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, а также выход в международную сеть Интернет.

Перечень внешних электронных ресурсов, отражающий текущие информационные потребности подразделений Государственной Думы, позволяет рассматривать и определять приоритеты для формирования условий получения указанной информации в электронной форме или обеспечения доступа к ней с использованием телекоммуникационных систем или через Интернет.

3. Создание, накопление и использование ресурсов

Развитие и использование электронных информационных ресурсов подразделениями Государственной Думы в условиях внедрения новых информационных технологий предполагает переход от решения вопросов на уровне отдельных пользователей и подразделений к решению проблем комплексного развития ресурсов на уровне организации в целом.

В части внутренних электронных ресурсов должны системно решаться вопросы информационного, программно-технологического и организационно-правового характера, направленные на расширение их состава и информационного наполнения, обеспечение эффективной организации накопления, хранения и доступа к ним пользователей в рамках ИТКС. В части внешних электронных ресурсов должны использоваться возможности сети Интернет, а также должны быть учтены положения Федеральной целевой программы "Электронная Россия (2002-2010 годы)" по вопросам идеологии совместимости стандартов передачи, хранения информации и электронного документооборота и в первую очередь использование этих решений для формирования, хранения и передачи в электронном виде текстов законопроектов, сопутствующих документов, отзывов и поправок к законопроектам.

Формирование в компьютерной сети полного состава электронных информационных ресурсов предполагает распределение ответственности за их создание и размещение между подразделениями Аппарата. Ответственность за внутренние ресурсы возлагается в основном на структурные подразделения -источники сведений, указанные в приложении к настоящим Основным направлениям. В части внешних ресурсов ответственность возлагается на подразделения Аппарата, которые используют такие сведения для обеспечения деятельности Государственной Думы и осуществляют информационное взаимодействие с источниками этих данных. Если несколько структурных подразделений Аппарата задействованы в создании информационного ресурса по одному из видов обеспечения деятельности Государственной Думы, то координирующие функции и ответственность возлагаются на структурное подразделение Аппарата, которое выполняет ведущую роль в этом процессе.

Создание внутренних информационных ресурсов связано с формированием учетных данных и текстовой информации, развитием прикладных информационных технологий. Состав ресурсов расширяется за счет материалов действующего документооборота, которые ранее не предоставлялись для пуб-

ликаций в компьютерной сети Государственной Думы. Все структурные подразделения Аппарата подготавливают в соответствии со своими функциями электронные версии документов, которые отражают деятельность Государственной Думы и деятельность самих подразделений. Документы размещаются в компьютерной сети. Процедура размещения электронных документов выполняется в соответствии с порядком, разработанным подразделением Аппарата, обеспечивающим администрирование общего Ввод информации в информационную систему с использованием баз данных, которые создаются и поддерживаются структурными подразделениями Аппарата, эксплуатирующими информационно-программные комплексы в рамках автоматизации технологических процессов в подразделениях Аппарата, позволяет более эффективно решать чисто информационные задачи - хранение, актуализацию, поиск и выдачу информации пользователям, а также проводить интеграцию и обработку накопленной информации в условиях структуризации хранимых данных.

Включение базы данных в состав информационных ресурсов обусловлено решением ряда организационных и программно-технологических вопросов. А именно:

• решения, реализованные в информационно-программном комплексе должны удовлетворять условиям, предъявляемым к эксплуатации базы данных в общем электронном пространстве;

• если имеется необходимость использовать только часть сведений из базы данных или ее организация не соответствует предъявляемым требованиям, то база данных непосредственно не включается в состав электронных ресурсов, а выполняется промежуточная технологическая процедура конвертирования, в результате которой в общей информационной среде формируется копия исходной базы или ее части в преобразованном и требуемом для организации к ней доступа пользователей виде;

• для пользователей должны быть недоступны имеющиеся сведения ограниченного распространения.

Использование для формирования ресурсов идеологии баз данных приведет к увеличению доли структурированных информационных ресурсов в общем объеме электронной информации.

Данное направление - наиболее перспективное для формирования внутренних электронных ресурсов и одновременно - наиболее сложное, так как связано с разработкой информационно-программных комплексов и систем.

Применение каждой из рассмотренных технологий для создания внутренних информационных ресурсов определяется текущим состоянием и перспективами информатизации технологических процессов в подразделениях Аппарата, видом и объемом исходной информации, организацией и характером последующего использования и обработки данных.

Источниками внешних информационных ресурсов, необходимых для обеспечения деятельности Государственной Думы, являются органы государственной власти Российской Федерации, отдельные государственные и негосударственные организации. Механизм получения ресурсов может быть различным. По мере обеспечения условий для телекоммуникационного взаимодействия и создания общей электронной среды между Государственной Думой и отдельными внешними организациями информационные ресурсы этих организаций будут доступны пользователям непосредственно из компьютерной сети Государственной Думы. В свою очередь пользователи внешних организаций имеют аналогичную возможность работы с информационными ресурсами Государственной Думы. Организация такого взаимодействия предполагает при необходимости ограничение просмотра для части внешних пользователей отдельных ресурсов, размещенных в компьютерной сети Государственной /^мы.

Значительное расширение возможностей для получения пользователями электронных информационных ресурсов внешних организаций обеспечивает созданная в Государственной Думе специализированная компьютерная сеть для непосредственного выхода в сеть Интернет.

Создание, накопление и поддержание информационных ресурсов в актуальном состоянии предполагает включение в организационно-распорядительные документы структурных подразделений Аппарата соответствующих норм. Это позволит по каждому действующему ресурсу на нормативной основе решать задачи регулярного и своевременного выполнения всех технологических этапов по вводу информации, контроля полноты и достоверности данных, диагностики и устранения выявленных ошибок, соблюдения работниками структурных подразделений Аппарата требований эксплуатационной документации, сопровождения технологий формирования ресурсов.

Обеспечение эффективного доступа и удобной работы пользователей с ресурсами в общем информационном пространстве организуется на основе структурированного иерархического меню. Оно построено с учетом функционально-тематического состава ресурсов и организационной структуры Государственной Думы. Призвано обеспечить максимально короткий путь к требуемым данным.

В развитии электронных информационных ресурсов существенна организация их взаимной интеграции. Она предполагает объединение формируемых ресурсов, независимо от места их размещения, посредством установления гипертекстовых ссылок между ними. Целью интеграции является обеспечение возможности пользователям работы со всеми взаимосвязанными ресурсами, входящими в общее информационное пространство.

Обеспечение работы пользователей с электронными информационными ресурсами, кроме применения существующих стандартных программных средств, требует сопровождения действующих и разработки новых информационных систем. В их рамках обеспечивается поиск и выбор информации, выдача найденных сведений, хранение и обработка данных. Функционально системы, используемые в Государственной Думе, представляют:

• информационные системы, в которых пользователям обеспечивается доступ и работа с одним информационным ресурсом (базой данных). В каждой такой системе предоставляется возможность осуществлять поиск по сформи-

рованным запросам, при необходимости обрабатывать и выводить найденную информацию;

• информационно-программные комплексы специализированной обработки информации, обеспечивающие автоматизированное индексирование ресурсов, на основе которых осуществляется содержательный поиск необходимых сведений. Данные комплексы являются технологическими средствами для структурных подразделений Аппарата, осуществляющих информационное обслуживание пользователей;

• интегрированная информационно-справочная система, предназначенная для выполнения функций по централизованному информационному обслуживанию пользователей компьютерной сети на основе организации доступа и работы с ресурсами, размещаемыми с участием структурных подразделений Аппарата, в общем электронном информационном пространстве Государственной Думы. Создаваемые информационные ресурсы включаются под управление интегрированной информационно-справочной системы, проводится логическое объединение новых данных с имеющимися ресурсами, модифицируются иерархическое меню электронных информационных ресурсов и другие поисковые средства системы для работы с данными. В рамках интегрированной системы обеспечивается возможность комплексной обработки различных информационных ресурсов и предоставления полученных результатов пользователям.

4. Развитие сайта в сети Интернет

Сайт Государственной Думы функционирует в международной сети Интернет с 1997г. и сопровождается Аппаратом. Состав ресурсов, которые должны быть размещены на сайте, включает следующие рубрики: Конституция Российской Федерации; правовая база Государственной Думы; о статусе депутата Государственной Думы; Регламент Государственной Думы; смета расходов Государственной Думы; история Государственной Думы; состав и структура Государственной Думы (руководство Государственной Думы, Совет Го-

сударственной Думы, депутатские объединения в Государственной Думе комитеты и комиссии Государственной Думы, депутаты Государственной Думы, Аппарат Государственной Думы); мероприятия в Государственной Думе; законодательная деятельность Государственной Думы (планирование, законопроекты, сведения о рассмотрении законопроектов, стенограммы пленарных заседаний, статистика законодательного процесса, парламентские слушания); представительная деятельность Государственной Думы ("правительственный час", парламентские запросы, заявления и обращения Государственной Думы, обращения граждан в Государственную Думу); международная деятельность Государственной Думы (общая информация о международной деятельности Государственной Думы, депутатские группы по связям с парламентами зарубежных стран, постоянные делегации Государственной Думы в международных парламентских организациях, информационные материалы Межпарламентской группы Государственной Думы, заявления и обращения Государственной Думы по вопросам внешней политики, ратификация международных договоров); информационные и аналитические материалы Государственной Думы (информационно-аналитические бюллетени Государственной Думы, информационно-аналитические вестники, "Думское обозрение", "Думская панорама", информация о прохождении проекта федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год, теле- и радиопередачи Государственной Думы); библиотечно-библиографические ресурсы (библиографический указатель-справочник официальных изданий Государственной Думы, каталог публикаций официальных документов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, государств - участников Содружества Независимых Государств, каталог книг по праву и парламентаризму, каталог статей из журналов и сборников по актуальным законодательным, политическим и экономическим вопросам); экскурсии по Государственной Думе; о сайте Государственной Думы; карта сайта; контакты; оперативная информация о событиях в Государственной Думе.

Сопровождение ресурсов обеспечивается на основе данных, поддерживаемых централизованно в рамках Интранет. Публикуемые на сайте страницы депутатских объединений в Государственной Думе, комитетов и комиссий Государственной Думы, депутатов Государственной Думы поддерживаются ими самостоятельно. В перспективе другими формами информационного взаимодействия с общественными организациями и населением с использованием сайта Государственной Думы в сети Интернет могут быть организация обратной связи с использованием электронной почты, при наличии технологических возможностей

- организация пресс-конференций руководителей Государственной Думы, руководителей депутатских объединений в Государственной Думе и комитетов Государственной Думы, обсуждение наиболее важных законопроектов, проведение парламентских слушаний.

5. Развитие системы классификации информации

Развитие электронных информационных ресурсов в едином электронном пространстве Государственной Думы предполагает решение задачи использования одинаковых (для разных документов) условно-постоянных сведений в целях единообразия их представления и обеспечения информационной совместимости между ресурсами. Указанные сведения представляют собой показатели, позволяющие осуществлять размещение, поиск и выбор определенной информации в каждом из ресурсов. Выделение таких показателей из общего документооборота, их систематизация и поддержание в актуальном состоянии для компьютерной обработки должны обеспечиваться на основе системы классификации информации. В ее состав входят:

• инструктивные материалы, определяющие функции системы и перечень классифицируемых объектов, порядок использования системы классификации структурными подразделениями Аппарата - создателями ресурсов;

• организационный механизм сопровождения и развития компонент системы;

• совокупность классификаторов, представляющих собой систематизированные перечни наименований элементов классифицируемых объектов и их кодовых обозначений;

• автоматизированная технология формирования и ведения классификаторов.

В соответствии с необходимостью комплексного подхода к решению задачи организации, ведения и использования условно - постоянной электронной информации формируется единый информационный ресурс общесистемных классификаторов. В состав этого ресурса могут включаться и общероссийские классификаторы.

За каждым классификатором закрепляется структурное подразделение Аппарата, обеспечивающее его ведение с использованием разработанной и переданной в подразделение автоматизированной технологии. Актуализация файлов общероссийских классификаторов обеспечивается на основании информации, предоставляемой организациями, отвечающими за ведение классификаторов. Структурным подразделением Аппарата, координирующим формирование и сопровождение единого информационного ресурса общесистемных классификаторов, является информационный отдел Информационно -аналитического управления Аппарата Государственной Думы.

В качестве одного из средств обеспечения информационного взаимодействия между Государственной Думой и органами Европейского Сообщества с использованием компьютерных технологий предполагается использование русскоязычной версии тезауруса ЕШШУОС.

б. Управление ресурсами

Создание и накопление электронных информационных ресурсов в компьютерной сети Государственной Думы осуществляются структурными подразделениями Аппарата в соответствии с планами по их развитию и представлению в системе Интранет и на сайте Государственной Думы в сети Интернет.

Предложения в планы работы Аппарата разрабатываются Информационно -аналитическим управлением (далее - Управление) на основе настоящих Основных направлений, распоряжений руководства Государственной Думы и Аппарата, предложений структурных подразделений Аппарата с учетом результатов информатизации деятельности Государственной Думы. В планах устанавливается ответственность структурных подразделений Аппарата за формирование ресурсов.

Управление выполняет координирующие функции при подготовке и реализации планов развития системы электронного информационного обеспечения, в организации создания, ведения и развития ресурсов в компьютерной сети Государственной Думы. Управление совместно с другими структурными подразделениями Аппарата определяет условия доступа к ресурсам и организацию информационного обслуживания, контролирует текущее состояние ресурсов, ведет учет обращений к ним пользователей, участвует в выработке и согласовании проектных решений по информационным технологиям.

В процессе реализации планов Управление координирует работу структурных подразделений Аппарата по организации размещения данных и документов в электронной форме в компьютерной сети Государственной Думы. При проведении работ в структурных подразделениях Аппарата выделяются сотрудники, отвечающие за сопровождение ресурсов в Фонде электронных информационных ресурсов в ИТКС Государственной Думы.

Совместно с Управлением информационно-технологического обеспечения (далее - УИТО) и другими структурными подразделениями Аппарата Управление участвует в выработке проектных решений по формированию баз данных на основе прикладных информационных технологий, определяет условия и организует включение публикаций и баз данных в состав ресурсов, организует доступ пользователей к информационным ресурсам в компьютерной сети Государственной Думы, осуществляет контроль размещаемых публикаций и баз данных в части выполнения требований полноты и актуальности сведений.

Во взаимодействии с УИТО Управлением проводятся работы по опробованию решений в области программно-технологических и технических средств, направленные на опережающее освоение новых компьютерных технологий для работы с информационными ресурсами.

Управление сопровождает совместно с УИТО сайт Государственной Думы в сети Интернет.

Для оценки информационных потребностей пользователей Управление осуществляет анализ интенсивности и характера обращений пользователей к Фонду электронных информационных ресурсов в компьютерной сети Государственной Думы путем автоматизированного учета запросов и их тематической направленности.

Информационное обслуживание пользователей в Государственной Думе организуется с рабочих станций в компьютерной сети. Внешние пользователи осуществляют доступ к ресурсам с использованием средств телекоммуникаций с удаленных рабочих мест. Для информационного обслуживания посетителей Государственной Думы организуется система электронных сенсорных киосков, через которые обеспечивается доступ к ограниченному перечню ресурсов, размещенных в компьютерной сети.

Доступ к электронным информационным ресурсам осуществляется в рамках интегрированной информационно-справочной системы через иерархическое меню и посредством организации поиска по гипертекстовым ссылкам или иными способами. Структура меню разрабатывается с участием подразделений Аппарата Государственной Думы.

Управлением проводятся консультации для пользователей по работе с информационными ресурсами, а также обучение депутатов Государственной Думы, их помощников, работников структурных подразделений Аппарата по утвержденным планам совместно с Управлением кадров Аппарата.

Для обеспечения выполнения работ по развитию электронных информационных ресурсов возможно привлечение на договорной основе профильных внешних организаций в качестве исполнителей работ.

7. Этапы проведения работ

Развитие Фонда электронных информационных ресурсов (далее - Фонд) предполагается осуществлять поэтапно с учетом потребностей в информационных ресурсах, а также существующих заделов по их созданию, финансового обеспечения и технических возможностей.

На первом этапе предусматривается:

1. Развитие внутренних ресурсов: публикация сведений о международном (межпарламентском) сотрудничестве Государственной Думы; публикация новых информационно-аналитических и информационных материалов; публикация информации о финансово-хозяйственной деятельности Государственной Думы; создание автоматизированных технологий формирования протоколов заседаний Совета Государственной Думы и проекта порядка работы Государственной Думы; разработка автоматизированной технологии структурирования текстовой информации, в том числе текстов законопроектов; модернизация информационной системы, установленной в холлах зданий парламента, и обеспечение посетителей более широким перечнем сведений о деятельности Государственной Думы; проведение работ по интеграции эксплуатируемых информационных ресурсов Фонда на основе формирования между ними гипертекстовых ссылок; разработка системы учета и формирования статистики обращений к ресурсам Фонда;

2. Развитие внешних ресурсов: использование возможностей доступа из рабочих помещений пользователей к информационным ресурсам сети Интернет;

3. Развитие сайта Государственной Думы в сети Интернет: размещение информационных ресурсов по группам в соответствии с четвертым разделом настоящих Основных направлений.

На втором этапе:

1. Развитие внутренних ресурсов: публикация стенограмм заседаний Совета Государственной Думы, данных о протокольных поручениях; разработка системы контроля и управления дифференцированным доступом внешних пользователей к информационным ресурсам Фонда; создание автоматизированных технологий формирования данных о мероприятиях, проводимых в Государственной Думе, и повестки заседаний Совета Государственной Думы;

2. Развитие сайта в сети Интернет: обсуждение наиболее важных законопроектов.

На третьем этапе:

1. Развитие внутренних ресурсов: создание технологий формирования информационных ресурсов "Данные о рассыпке законопроектов и получение отзывов".

2. Развитие сайта в сети Интернет: организация пресс-конференций; проведение парламентских слушаний.

Состав и порядок проведения работ на этапах может уточняться по мере развития системы. Формирование других информационных ресурсов осуществляется на последующих этапах по мере возможностей, связанных с их разработкой и внедрением.

В ходе развития Фонда электронных информационных ресурсов будет осуществляться постоянная актуализация сведений, обусловленная текущими изменениями данных, ввод новых сведений, обеспечиваться доступ к ним пользователей, а также проводиться необходимое периодическое обновление ресурсов в связи с началом работы Государственной Думы нового созыва.

Глава П1. Основные направления развития информационных технологий документооборота в Государственной Думе

§ 1. Этапы развития информационных технологий документооборота

Аспекты развития информационных технологий документооборота в Государственной Думе рассмотрены в рамках создания единой интегрированной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота - Автоматизированной системы документационного обеспечения управления в Государственной Думе (далее - АСДОУ ГД).

В настоящее время обработка различных видов документов, использующихся в основной деятельности Государственной Думы, производится в различных АИС. Использование и развитие этих АИС происходит зачастую независимо друг от друга, что приводит к дублированию функций и данных, повышенным временным затратам на прохождение документов, дополнительным действиям пользователей и другим недостаткам, описанным выше в настоящем документе.

Создание АСДОУ ГД как единой интегрированной системы призвано решить эти проблемы, объединить различные АИС Государственной Думы, реализующие автоматизацию работы с документами, в общую среду управления жизненным циклом документов от их порождения/поступления до архивного хранения или уничтожения.

Кроме того, создание АСДОУ ГД позволит реализовать комплексный подход в развитии информационных технологий документооборота в

Государственной Думе, перейти на качественно новый уровень автоматизации делопроизводственных процессов, достичь основных целей настоящей Концепции:

• повышение эффективности и качества документационного обеспечения деятельности Государственной Думы;

• существенное сокращение объемов бумажного документооборота;

• упорядочение технологий работы с документами и переход на единую систему документооборота во всех подразделениях ГД;

• повышение оперативности оформления, прохождения и исполнения документов;

• сокращение трудозатрат на подготовку, согласование и рассмотрение документов;

■ снижение вероятности потери документов за счет заметы оригиналов на их электронные копии;

• усиление контроля исполнения документов и поручений на всех уровнях Государственной Думы;

• создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов;

• сокращение трудозатрат на поиск информации, содержащейся в документах;

• обеспечение возможности осуществления аналитической обработки накапливаемых в АСДОУ ГД сведений о документах и документообороте.

При этом в соответствии с приведенным выше принципом преемственности, создание АСДОУ ГД не должно требовать значительной перестройки структуры программно-аппаратных средств Государственной Думы, в основном будет необходимо расширять применение существующих систем, развивать интеграционные механизмы.

В связи с этим представляется целесообразным применить особый порядок реализации в АСДОУ ГД электронного документооборота законопроектов и сопровождающих их документов.

Внедрение электронного документооборота

В настоящее время система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), ключевой элемент АСДОУ ГД применяется по большей части в качестве учетной системы традиционного бумажного документооборота. При этом возможности современной версии программного обеспечения САДД значительно шире, в том числе в таких областях, как:

- автоматизация формирования (создания) документов на основе подготовленных ранее шаблонов документов различных видов;

- автоматизация согласования проектов документов в электронной форме;

- реализация электронного документооборота с возможностью применения ЭЦП;

- массовый перевод документов на бумажном носителе в электронный

вид.

С другой стороны, уже в настоящее время в Государственной Думе существует удостоверяющий центр, утвержден пакет нормативных документов, необходимых для его деятельности. Также утвержден ряд нормативных документов, определяющих различные аспекты электронного документооборота, в том числе "Порядок обмена электронными документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации", "Перечень электронных документов, создаваемых и используемых в деятельности Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

Таким образом, в Аппарате Государственной Думы уже в настоящее время созданы базовые условия для поэтапного внедрения технологий электронного документооборота.

Переход от бумажного документооборота к электронному подразумевает замену там, где это возможно, документов на бумажном носителе их электронными копиями и/или электронными документами, заверенными ЭЦП.

В рамках внедрения электронного документооборота необходимо решение следующих задач:

организация рассылки в электронном виде нормативно-распорядительных документов (постановления ГД, выписки из протоколов заседаний ГД и заседаний Совета ГД, распоряжения Председателя Государственной Думы, распоряжения Руководителя Аппарата Государственной Думы и распоряжения заместителя руководителя Аппарата ГД и др.) и информационно-справочных материалов;

- перевод в электронную форму входящей корреспонденции;

- перевод в электронную форму внутренней переписки с использованием как электронных сканированных образов бумажных документов, так и текстов документов в электронном виде, подготовленных в приложениях Microsoft Office с помощью технологии автоматизированного формирования документов на рабочих местах депутатов и их помощников, служащих Аппарата Государственной Думы;

- перевод в электронную форму заявок различных видов;

- реализация электронного согласования документов различных видов (нормативно-распорядительных, планов, заявок и др.).

Внедрение технологий электронного документооборота должно производиться поэтапно, с обязательным внесением на каждом этапе необходимых изменений в нормативные документы, определяющие порядок документооборота структурных подразделений и Аппарата Государственной Думы в целом. Для наиболее значимых видов документов должны быть разработаны и утверждены отдельные положения, регулирующие порядок их подготовки, согласования, утверждения, передачи и исполнения в электронной форме.

Построение единой централизованной среды регистрации и хранения электронных документов

Построение единой централизованной среды регистрации и хранения электронных документов и сопутствующей учетной информации (хранилище электронных документов) является одним из важнейших аспектов создания АСДОУ ГД. Создание хранилища электронных документов призвано обеспечить:

- единую среду регистрации, хранения и поиска электронных документов;

- сквозную нумерацию всех документов, использующихся в деятельности Государственной Думы;

- доступ пользователей к хранимым электронным документам и их регистрационным данным из интерфейса САДД и других АИС Государственной Думы без копирования информации в режиме реального времени;

- реализацию общих для Государственной Думы в целом правил разграничения доступа пользователей к электронным документам и их регистрационным данным.

Создание хранилища электронных документов не подразумевает переноса в единую базу всех сведений о документах всех возможных видов. Целесообразно помещать в хранилище только основные для всех видов документов реквизиты, такие как:

- регистрационный номер;

-дата;

- номер законопроекта, с которым связан данный документ;

- автор;

- корреспондент (отправитель или получатель) и др.

Специфические для различных видов документов реквизиты следует

хранить в тех АИС, в которых порождается и обрабатывается данный документ. Точный перечень реквизитов документов, помещенных в хранилище, должен быть определен на этапе проектирования.

Ключевым звеном создания хранилища электронных документов является разработка типовых интеграционных механизмов, реализующих возможность автоматизированной регистрации (формирования) документов в хранилище из интерфейса различных информационных систем, использующихся в Государственной Думе, а также возможность сквозного мгновенного доступа к документам хранилища из интерфейса различных информационных систем.

Поэтапная реализация интеграции различных АИС, использующихся в Государственной Думе, с созданным хранилищем электронных документов в области автоматической регистрации и сквозного доступа к документам позволит:

- исключить дублирование электронных документов, при котором возможно параллельное внесение различных изменений в разные копии документов, что, в свою очередь, приводит к утрате актуальности всех копий;

- обеспечить пользователей различных информационных систем актуальной информацией из единого источника с максимальной оперативностью.

Хранилище электронных документов должно быть создано на основе использующейся системы автоматизации делопроизводства и документооборота, так как по своему назначению и функциональным возможностям программного обеспечения в области обработки электронных документов и интеграции с другими системами САДД наиболее полно соответствует решаемым задачам.

Развитие автоматизации Архива Государственной Думы

Одним из обязательных условий внедрения технологий электронного документооборота является автоматизация всего жизненного цикла электронных документов, что включает в себя организацию архивного хранения электронных документов наряду с традиционными бумажными документами.

Использующаяся в настоящее время Автоматизированная система электронного архива (АСЭА) не удовлетворяет одному из основных принципов

развития информационных технологий документооборота Государственной Думы, а именно принципу целостности. На сегодняшний день АСЭА не реализует ряд важнейших функций Архива Государственной Думы, не имеет связи с САДД, основной системой учета документов, ни на уровне формирования номенклатуры дел, ни на уровне автоматизированного формирования дел и передачи их на архивное хранение. Основной причиной сложившейся ситуации представляется неподготовленность разработчиков программного обеспечения АСЭА, их недостаточная экспертиза в предметной области.

Развитие функциональных возможностей АСЭА на существующей платформе Hummingbird требует существенных финансовых и временных затрат, так как подразумевает существенную доработку программного обеспечения сторонними разработчиками.

Так как в настоящее время на рынке существует типовое программное обеспечение "Архивное дело" компании Электронные Офисные Системы, реализующее комплексную автоматизацию деятельности ведомственных архивов в соответствии с нормативными документами Федерального архивного агентства, обладающее возможностью бесшовной интеграции с СААД на уровне автоматизированного формирования номенклатуры дел и автоматизированной передачи дел на архивное хранение, развитие АСЭА на существующей платформе является нецелесообразным.

В целях решения актуальных в настоящее время задач, приведенных в Программе оптимизации документооборота в Государственной Думе (20052007 годы), утвержденной распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 16 сентября 2005 года № 2-154, и последующего развития автоматизации Архива Государственной Думы необходимо реализовать поэтапную замену платформы АСЭА с Hummingbird на "Архивное дело".

Обязательными условиями реализации замены платформы АСЭА являются:

- сохранение всей существующей функциональности АСЭА на всех этапах работ;

- сохранение и постоянная доступность накопленной в АСЭА информации.

Функциональная структура АСДОУ ГД

Так как САДЦ обладает всеми функциональными возможностями по автоматизации задач документационного обеспечения управления (делопроизводства), сформулированных в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования", обеспечивает реализацию технологии, юридически значимого электронного документооборота, реализована на основе типового ПО, а также является системой, положительно зарекомендовавшей себя в Государственной Думе в течение 7 лет использования, именно эта система должна стать основой АСДОУ ГД.

Вторым компонентом АСДОУ ГД должна стать АСЭА как система, завершающая автоматизацию всего жизненного цикла как традиционных бумажных, так и электронных документов.

АИС ГД, обеспечивающие автоматизацию формирования, учета, предоставления пользователям отдельных видов документов, должны быть проинтегрированы с Окак с хранилищем электронных документов.

Такой подход призван обеспечить:

- возможность самостоятельного развития различных АИС ГД в соответствии с возрастающими специализированными требованиями пользователей;

- соответствие принципам целостности, преемственности и сохранения инвестиций.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна обеспечивать автоматизацию основных функций документационного обеспечения управления, в том числе:

- регистрацию и учет входящей корреспонденции, в том числе обращений граждан;

- регистрацию и учет исходящих и внутренних документов;

- фиксацию движения оригиналов и копий документа, формирование реестра внутренней передачи документа;

- реализацию функционала внутреннего и внешнего документооборота в электронной форме с возможностью применения средств ЭЦП;

- формирование и утверждение проектов резолюций;

- контроль исполнения резолюции и пунктов документов, фиксацию информации об исполнении, прикрепление и хранение отчетов исполнителей;

- автоматизированную рассылку документов внутри Государственной Думы по заданным маршрутам;

- поиск по всем реквизитам РК, контекстный поиск по содержимому электронных документов, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;

- списание документов в дело и возможность автоматизированной передачи дел на архивное хранение;

- управление справочниками и пользователями системы;

- управление доступом к документам на уровне групп (видов) документов, должностных лиц, картотек, кабинетов, грифов доступа и пр.;

- создание и хранение шаблонов документов различных видов;

- массовый перевод документов на бумажной основе в электронную форму;

- согласование проектов документов в электронной форме с поддержкой последовательной, параллельной и параллельно-последовательной маршрутизации документов, с возможностью применения ЭЦП при визировании и подписи электронных документов, автоматической регистрацией и рассылкой утвержденных документов;

- формирование справочно-информационных отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине и др.

САДД позволяет осуществить централизованную регистрацию (в отделе прохождения документов Управления документационного и информационного обеспечения) входящей корреспонденции и децентрализованную регистрацию (в структурных подразделениях) внутренних документов.

Весь перечисленный функционал присутствует в современной версии ПОСАДЦ.

Автоматизированная система электронного архива должна выполнять типовые функции управления Архивом Государственной Думы, в том числе:

- формирование номенклатуры дел Государственной Думы с возможностью последующей загрузки в САДД;

- автоматизированное формирование дел с возможностью загрузки данных из САДД (на основании информации, хранящейся в САДД в каждом исполненном документе о номере дела, в которое документ списывается по исполнении в соответствии с номенклатурой дел);

- оформление дел (составление обложки дела, внутренней описи, листа-

заверителя);

- учет и ведение дел и архивных документов; поиск дел, а также документов по реквизитам РК;

- сохранение поисковых запросов для последующего использования;

- формирование сводных описей дел;

- систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

- проведение экспертизы ценности, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения (на основе принятых критериев), выделение дел к уничтожению;

- предоставления депутатам, помощникам депутатов, гражданским служащим Аппарата Государственной Думы и гражданам информации, храня-

щейся в архиве (информационно-справочного обслуживания пользователей) посредством подсистемы "Читальный зал";

- контроль выдачи архивных дел и документов;

- ведение классификаторов и справочников;

- управление пользователями электронного архива;

- управление правами доступа пользователей к информационным объектам электронного архива;

- формирование и печать различных форм и отчетов в соответствии с действующими нормативными актами;

- обеспечение возможности массового перевода архивных документов в электронную форму.

Взаимодействие компонентов АСДОУ ГД (САДД и АСЭА) должно осуществлять при автоматизированном формировании номенклатуры дел и автоматизированной передаче дел на архивное хранение.

Взаимодействие САДД и АСЭА осуществляется посредством формирования, передачи и загрузки файлов специального формата, в том числе содержащих электронные документы и сопутствующую информацию.

Данный механизм является универсальным и позволяет обеспечивать загрузку в АСЭА электронных документов не только из САДД, но и из других автоматизированных систем, а также произвольных данных, подготовленных пользователями для загрузки в электронный архив (необходимо, так как не все документы, подлежащие учету в Архиве ГД, присутствуют в САДД).

Схема взаимодействия компонентов АСДОУ ГД показана на рис.

Передача

исполненных

документов

Система автоматизации Хранилище делопроизводства и электронных документооборота документов

Номенклатура дел Государственной Думы

I. Схема взаимодействия САДЦ и АСЭА.

. Взаимодействие АСДОУ ГД с внешними системами

Взаимодействие АСДОУ ГД с внешними системами должно осуществляться на уровне:

• создания и изменения объектов (электронных документов и РК) в хранилище электронных документов из внешних систем;

• предоставления доступа пользователям к объектам хранилища из интерфейса внешних систем;

взаимодействия с почтовой системой при автоматизированной отправке и получении электронных документов по электронной почте.

Внешними системами, действующими в настоящее время в Государственной Думе, по отношению к АСДОУ ГД являются:

ФЭИР;

АСОЗД;

АСОУ;

АИС "Законопроект;

АИС "Оникс";

АИС "Корт";

АБИС и др.

Взаимодействие с почтовой системой Государственной Думы при автоматизированной отправке и получении электронных документов по электронной почте необходимо для реализации внесшнего документооборота Государственной Думы в электронной форме.

Схема взаимодействия АСДОУ ГД с внешними системами представлена на рис.

Внешние автоматизированные системы Государственной Думы

Создание, объектов (электронных документов и РК) в хранилище электронных документов

Извлечение и

предоставление

пользователям

электронных,

документов без

копирования в

режиме

реального

времени

Система автоматизации делопроизводства и ГЦ

документооборота и

Хранилище

электронных

документов

Схема взаимодействия АСДОУ ГД с внешними системами.

Взаимодействие АСДОУ ГД с внешними системами должно обеспечиваться интерфейсами межпрограммного взаимодействия (API).

На последующих этапах развития АСДОУ ГД целесообразно рассмотреть возможность создания единой платформы для интеграции всех информационных систем Государственной Думы с учетом их взаимодействия с Федеральным информационным центром, АС "Законотворчество", АС "Базис-1" и др. Единая интеграционная платформа будет реализовывать следующий функционал:

Сбор информации изо всех информационных систем ГД РФ, причем данная информация воспринимается в первую очередь как результат выполнения некоторого делового процесса (например, в случае системы документооборота это может быть результат согласования).

Полнотекстовое индексирование с последующим поиском по всей информации, хранящейся во всех информационных системах ГД РФ.

Аналитические отчеты по всей информации, хранящейся во всех информационных системах ГД РФ.

Централизованная загрузка, сбор или изменение данных, которые впоследствии будут использоваться различными информационными системами ГДРФ.

Использование единого пользовательского интерфейса для выполнения всех операций.

Этапы развития информационных технологий документооборота в Государственной Думе

Этапы развития информационных технологий документооборота в Государственной Думе приведены в следующей таблице.

№ Наименование и содержание этапа Срок Результаты работ

п/п реали-

зации

1. Первая очередь создания АСДОУ ГД

Реализация первой очереди АСДОУ ГД включает в себя выполнение следующих работ.

2008-й Разработан технический про-год ект АСДОУ ГД.

1. Техническое проектирование АСДОУ ГД. Техническое проектирование включает в себя детализированное описание проектных решений по приведенным ниже работам по созданию АСДОУ ГД.

2. Отработка технологий электронного документооборота с применением средств ЭЦП на примере заявок на программно-технологическое обеспечение. Весь необходимый функционал присутствует в ПО САДД, для реализации этапа потребуется сопровождение пользователей (авторский надзор), закупка дополнительных рабочих мест опции "ЭЦП и шифрование" ПО "Дело-Предприятие".

3. Комплексная замена АИПС "Приёмная ГД" на САДД.

4. Реализация формирования номенклатуры дел и последующего импорта ее в САДД средствами ПО "Архивное дело". Находимый функционал присутствует и до "Архивное дело" и САДД, для реализации этапа потребуется выполнить установку и настройку ПО "Архивное дело", провести обучение пользователей.

5. Отработка применения технологий электронного документооборота во внешнем документообороте ГД на примере обмена электронными документами, заверенными ЭЦП, с Советом Федерации. Весь необходимый

Реализован электронный документооборот заявок на программно-технологическое обеспечение.

Работа Приемной Государственной Думы переведена в САДД.

Средствами ПО "Архивное дело" реализован функционал формирования номенклатуры дел и ее последующего импорта в САДЦ. Отработаны механизмы и технологии электронного документооборота между Государственной Думой и Советом Федерации.

Функционал систем "Депутатская почта" и "Отправка исходящей корреспонденции" перенесен в САДЦ.

Рассылка нормативно-

распорядительных и спра-вочно-информационных материалов производится средствами САДД в случаях, когда это возможно.

Отработаны проектные решения по использованию хранилища электронных документов в работе АИСГД.

функционал присутствует в ПО САДЦ и Дело-ТСФ, для реализации этапа потребуется только решение организационных вопросов.

6. Организация рассылки в элеюрон-ном виде нормативно-распорядительных документов и> справочно-информационных материалов средствами САДД. Весь необходимый для реализации этапа функционал присутствует в ПО САДЦ.

7. Перевод в САДЦ функционала систем "Депутатская почта" и "Отправка исходящей корреспонденции", доработка функционала ПО САДД до обеспечения необходимой производительности при решении этих задач. Реализация данного этапа потребует проведения обследования систем и доработки функционала ПО САДЦ в соответствии с подготовленным по итогам обследования частным техническим заданием.

8. Отработка проектных решений по интеграции АИС ГД с хранилищем электронных документов в области автоматического создания и предоставления доступа пользователям к документам хранилища на примере одной из АИС ГД. Реализация данного этапа потребует проведения обследования. доработки (при необходимости) интеграционных механизмов ПО САДД, доработки интеграционных механизмов выбранной АИС ГД специалистами Заказчика с привлечением консультантов компании-производителя ПО САДД.

9. Опытная эксплуатация ПО "Архивное дело", развитие функционала АСЭА по результатам проведения опытной эксплуатации, перенос накопленных данных АСЭА на платформе

Проведена опытная эксплуатация АСЭА на платформе "Архивное дело", выполнено необходимое развитое функционала и перенос накопленных данных АСЭА на платформе Hummingbird на новую платформу "Архивное дело".

Hummingbird на новую платформу "Архивное дело".

Вторая очередь создания АСДОУ ГД

Реализация второй очереди АСДОУ ГД включает в себя выполнение следующих работ.

1. Перевод в электронную форму внутренней переписки с использованием электронных сканированных образов бумажных документов, документов в электронном виде в форматах приложений Мюгоэой ОГПсе. Весь необходимый функционал присутствует в ПО САДД, для реализации этапа потребуется закупка дополнительных рабочих мест опции "ЭЦП и шифрование" ПО "Дело-Предприятие".

2. Реализация электронного документооборота заявок различных видов. Весь необходимый функционал присутствует в ПО САДД, для реализации этапа потребуется закупка дополнительных рабочих мест опции "ЭЦП и шифрование" ПО "Дело-Предприятие".

3. Перевод в электронную форму входящей корреспонденции. Весь необходимый функционал присутствует в ро £АДД. для реализации этапа потребуется закупка дополнительных рабочих мест опции "Поточное сканирование" ПО "Дело-Предприятие"

4. Перевод в электронную форму документооборота между Государственной Думой и Советом Федерации.

5. Реализация интеграции основных АИС ГД с хранилищем электронных документов в области автоматическо-

2009-й Внутренняя переписка пере-год ведена в электронную форму.

Реализован электронный документооборот заявок различных видов.

Документооборот между Государственной Думой н Советом Федерации осуществляется - в • электронном виде.

Все основные АИС ГД используют хранилище электронных документов для хранения документов и предоставления доступа к ним своим пользователям.

Отработаны технологии согласования проектов документов в электронной форме на примере одного из видов документов.

Делопроизводители в структурных подразделениях Аппарата Государственной Думы подключены к АСЭА, полностью автоматизирован процесс формирования номенклатуры дел и формирования и сдачи дел в Архив

гд.

Отработаны технологии массового перевода архивных дел и документов в электронную форму, организован

го создания и предоставления доступа пользователям к документам хранилища из интерфейса этих АИС. Реализация данного этапа потребует проведения обследования и доработки интеграционных механизмов различных АИС ГД специалистами Заказчика с привлечением консультантов компании-производителя ПО САДД.

6. Отработка технологии согласования проектов документов в электронной форме. Весь необходимый функционал присутствует в САДД, для реализации этапа потребуется закупка дополнительных рабочих мест опции "ЭЦП и шифрование" ПО "Дело-Предприятие" и консультационные услуги.

7. Подключение к АСЭА на платформе "Архивное дело" делопроизводителей структурных подразделений Аппарата Государственной Думы с целью дальнейшей автоматизации процессов формирования и утверждения номенклатуры дел и формирования и сдачи дел в Архив ГД. Весь необходимый функционал присутствует в ПО "Архивное дело", для реализации этапа потребуется закупка дополнительных рабочих мест ПО "Архивное дело" и консультационные услуги.

8. Отработка технологий массового перевода архивных дел и документов в электронную форму, организация доступа широкого круга пользователей АСЭА к архивным делам и документам в электронном виде. Для реализации данного этапа потребуется закупка опций "Поточное сканирование" и "Читальный зал" ПО "Архивное дело", а также консультационные услуги.

доступ широкого круга пользователей к архивным делам и документам.

3 Третьи очередь создания АСДОУ ГД

Реализация третьей очереди АСДОУ ГД включает в себя выполнение следующих работ:

1. Распространение технологии электронного согласования проектов документов.

2. Развитие применения электронного документооборота во внешнем документообороте Государственной Думы.

3. Развитие функционала АСДОУ ГД в соответствии с изменившимися потребностями пользователей и современным на тот момент уровнем информационных технологий и реализация ее взаимодействия с внешними системами на основе интеграционных механизмов.

2010-й Проекты документов основ-год ных видов проходят согласование в электронном виде с применением средств ЭЦП.

Часть внешнего документооборота Государственной Думы осуществляется в электронном виде.

Реализовано взаимодействие АСДОУ ГД с внешними системами на основе интеграционных механизмов.

При комплексной замене АИПС "Приёмная ГД" на САДЦ в целях сокращения финансовых затрат рекомендуется привлекать подрядчиков на минимальное необходимое количество работ (установка и настройка системы, обучение пользователей и программистов, разработка до 3-х шаблонов и до, с1-х отчетных форм, консультационные услуги). Для реализации специфических настроек обработки обращений граждан рекомендуется задействовать прошедших обучение и обладающих достаточными навыками и опытом сотрудников УДИО и приёмной ГД.

2 Проблемы внедрения электронного документооборота

Основные проблемы внедрения систем электронного документооборота заключаются в неверном планировании, реализации и внедрении проекта, а также в человеческом факторе.

Нередко развернутая система, изначально удовлетворяющая поставленным целям, вызывает неприятие среди сотрудников, электронные документы распечатываются и дальнейшая их обработка осуществляется на бумаге. Притом, что положительные примеры опыта внедрения электронного документооборота свидетельствуют: никто еще не возвратился назад к бумажной технологии.

В целях сокращения подобных рисков необходимо стимулировать персонал на работу с автоматизированной системой. В том числе, с помощью нормативного обеспечения, предписывающего не принимать в производство документы, созданные вне системы электронного документооборота. При этом необходима постоянная поддержка руководителей, действительно

заинтересованных во внедрении СЭД на всех уровнях и готовых взять под личный контроль перевод документационного обеспечения управления в

электронную форму.

Кроме того, необходим квалифицированный персонал, от рядовых пользователей до технологов и администраторов, перед которым будут поставлены четкие и однозначные задачи, явно определены обязанности и привиты необходимые практические навыки.

Следует также отметить, что в России нет никакого ориентира, никакой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные автоматизированные системы электронного документооборота. Все существующие ГОСТы и другие нормативные документы уделяют внимание только собственно документообороту, но никак не самим автоматизированным системам, которые должны его обеспечить.

Также серьезную проблему представляет отсутствие в настоящее время в России утвержденных нормативных документов, регламентирующих стандарты в области обмена электронными документами между различными организациями. Лишь в последнее время ситуация стала меняться к лучшему. Завершена работа по созданию национального стандарта в области документа-

ционного обеспечения управления ГОСТ ИСО 15489-1-2007 на основе международного стандарта ISO 15489. В 2005 году был разработан стандарт "Взаимодействие систем автоматизации ДОУ", который после утверждения позволит обеспечить взаимодействие различных систем, установленных в государственных и коммерческих организациях.

Огромную роль в организации электронного документооборота играет формирование единого хранилища данных. При неудачной организации хранилища производительность системы может сократиться настолько, что эффективнее будет использовать в работе бумагу. Хранилище данных в современной СЭД это:

специализированная база данных, предоставляющая мощные возможности индексации и поиска информации, как по различным реквизитам документов, так и по содержимому прикрепленных файлов;

интеграционные механизмы, обеспечивающие доступ к документам и сопутствующим данным из других автоматизированных систем.

Тем не менее в последнее время значительный прогресс в области автоматизации документооборота наблюдается в государственном секторе, который является вторым по величине потребителем систем электронного документооборота (СЭД) на российском рынке. По итогам 2006-го г. количество внедрений информационных технологий документооборота в государственном секторе возросло на 200% по сравнению с 2005-м годом4.

Достигнутая в последние годы динамика свидетельствует, что к 2010 году ожидается внедрение СЭД на всех уровнях государственной власти, 70% всех документов будут представлены в электронном виде.

§ 2. Основные недостатки информационных технологий документооборота Государственной Думы

Автоматизация документооборота и делопроизводства в Государственной Думе началась еще в начале 90-х годов. Тогда перед разработчиками информационных систем стояла задача автоматизировать строго определенную

область документационного обеспечения управления Государственной Думы, например, прием обращений граждан, отправка исходящей корреспонденции и т.п. Каждое структурное подразделение заказывало систему, остро заточенную именно под те деловые процессы, которые происходили в данном подразделении. В результате в Государственной Думе на текущий момент действует более 30 автоматизированных информационных систем, базирующихся на различных платформах.

Проанализировав применяющиеся в Государственной Думе информационные технологии документооборота с точки зрения эффективности реализованных технологий разработки, прохождения, исполнения,, контроля исполнения, учёта и хранения документов; полноты обеспечения функциональных потребностей пользователей; информационной и технологической совместимости; а также, проанализировав деловые процессы документационного обеспечения управления Государственной Думы, можно выделить следующие основные недостатки информационных технологий документооборота.

1. Отсутствие целостности

Поступающие из внешних источников и созданные внутри Государственной Думы документы регистрируются в различных независимых или слабо связанных АИС. Следствием этого является:

отсутствие возможности централизованного учета всех поступивших в ГД документов;

отсутствие у пользователей средств оперативного доступа к необходимым документам.

Наличие отдельной от основной системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) системы "Приёмная ГД" порождает задержки в передаче документов, многократные повторные операции по регистрации документов, отсутствие централизованных средств контроля прохождения обращений граждан, анализа статистики и пр.

Отсутствует интеграция САДД и АСЭА в области формирования номенклатуры дел и формирования и передачи дел на архивное хранение. Как следствие отсутствует комплексная автоматизация всего жизненного цикла документов.

2. Дублирование функционала

АИС "Депутатская почта" является устаревшей системой, функционал которой полностью реализуется программным обеспечением САДД.

Исходящие документы подвергаются двукратной регистрации: сначала в САДД, а затем в АИС "Отправка исходящей корреспонденции".

Номенклатура дел по отдельности вручную вводится в АСЭА и в САДД

Как показано выше, использование АИПС "Приёмная ГД" в отрыве от САДД, влечет за собой необходимость повторной регистрации документов и неоправданные задержки в процессе прохождения документов.

При этом ПО САДД также реализует функционал обработки обращений граждан.

3. Низкая эффективность

Системы автоматизации документооборота, использующиеся в Государственной Думе, реализуют по большей части учет и сопровождение традиционного бумажного документооборота, что проиллюстрировано следующими примерами:

вся входящая корреспонденция после получения резолюции руководства направляется исполнителям в бумажном виде;

не используются функции электронного документооборота с использованием ЭЦП или без нее, реализованные в программном обеспечении САДД;

внутренняя переписка в Государственной Думе, включая процессы совместной разработки и согласования документов, ведется с использованием бумажных носителей;

рассылка нормативно-распорядительных документов (постановления ГД выписки из протоколов заседаний ГД и заседаний Совета ГД, распоряже-

ния Председателя Государственной Думы, распоряжения Руководителя Аппарата Государственной Думы и распоряжения заместителя руководителя Аппарата ГД и др.) осуществляется на бумажных носителях в соответствии с действующими типовыми или индивидуальными указателями (списками) рассылки с размножением каждого документа тиражом от 20 до 95 экземпляров;

информационно-справочные и аналитические материалы (номенклатурой более 20 наименований), подготавливаемые структурными подразделениями Аппарата Государственной Думы, рассылаются депутатам и в структурные подразделения на бумажных носителях в соответствии с утвержденными указателями рассыпки.

В то же время, современные возможности программного обеспечения САДЦ и существующее нормативно-правовое обеспечение позволяют начать практическое использование в Государственной Думе технологий электронного документооборота, которые обеспечат существенное сокращение временных затрат на согласование, прохождение, исполнение, поиск документов, исключат возможность утраты или искажения информации, хранящейся в документах, обеспечат руководителям необходимую полноту информации для принятия качественных управленческих решений.

§ 3. Оптимизация использования существующих АИС

Программа оптимизации документооборота в Государственной Думе (2005-2007 годы) была согласована и утверждена Комитетом Государственной Думы по Регламенту и организации работы Государственной Думы, решение от 08.09.05 года № 59/2 и распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 16.09.05 года № 2-154 (далее — Программа она определяет задачи, состав и порядок выполнения робот по внедрению электронного документооборота в основные направления обеспечения деятельности Государственной Думы.

Целями выполнения Программы являются:

- повышение оперативности исполнения документов, планов и поручений за счет автоматизации сквозного контроля исполнительской дисциплины на всех уровнях управления;

- уменьшение затрат времени на подготовку и прохождение документов.

Программа предусматривает два основных направления:

- развитие работ по оптимизации внутреннего документооборота в Государственной Думе, предусмотренных Программой оптимизации документооборота в Государственной Думе (2003-2004 годы);

- проведение работ по внедрению элементов внешнего электронного документооборота в Государственной Думе в рамках приоритетных направлений использования информационных технологий в сфере государственного управления, определенных федеральной целевой программой "Электронная Россия (2002-2010 годы)" и Концепцией использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года, включая участие в работах по внедрению элементов электронного документооборота в федеральном законодательном процессе в ходе создания единой государственной автоматизированной системы обеспечения законодательной деятельности Федерального Собрания Российской Федерации и законодательных органов власти субъектов Российской Федерации (ЕГАС "Законотворчество").

Программа является одним из базовых документов, определяющих направления и задачи развития информационно-телекоммуникационной структуры Государственной Думы, в состав которых наряду с настоящей Программой входят:

- Программа технического перевооружения и модернизации средств вычислительной и организационной техники на 2005-2007 годы;

- Основные направления развитая электронных информационных ресурсов;

- Программа развития систем технологического обеспечения заседаний Государственной Думы на 2005-2007 годы.

К основным принципам организации работ по оптимизации документооборота в Государственной Думе на период 2005-2007 годов относятся:

- преемственная связь с результатами работ по выполнению Программы оптимизации документооборота в Государственной Думе (2003-2004 годы);

- увязка выполняемых работ с работами, предусмотренными остальными упомянутыми выше общегосударственными документами и проектами и внутренними программами и планами.

Основные задачи Программы

Обеспечение депутатов Государственной Думы электронными копиями документов и материалов, подготовленных к рассмотрению Государственной Думой

Основной задачей данного направления работ является замена рассылки депутатам бумажных копий текстов законопроектов (отклоненных законов), проектов постановлений Государственной Думы по вопросам ведения Государственной Думы и материалов к ним, подготовленных к рассмотрению Государственной Думой, представлением электронных копий данных документов и материалов к ним на страницах главного меню сети Интранет Государственной Думы и на сайте Государственной Думы в сети Интернет. Информационно-технологическая база реализации данных работ подготовлена в рамках второй очереди АСОЗД.

Обеспечение депутатов и работников Аппарата Государственной

Думы документами и сведениями, необходимыми для экспертно-правового и аналитического сопровождения законопроектов (законов) в ходе нх подготовки, рассмотрения и принятия в Государственной Думе

(АИС "Досье")

Целями создания АИС "Досье" являются:

- совершенствование работы по экспертно-правовому и аналитическому сопровождению законодательного процесса в Государственной Думе;

- повышение эффективности информационного взаимодействия органов Государственной Думы со всеми субъектами права законодательной инициативы, а также с государственными и общественными организациями, которые направляют свои предложения и замечания по законопроектам в Государственную Думу.

Создание АИС "Досье" явится практическим шагом по организации доступа к большому объему материалов, используемых при подготовке к рассмотрению и принятию Государственной Думой законопроектов (законов), для всех пользователей внутренней компьютерной сети Государственной Думы. Техническое задание на АИС "Досье" разработано УДИО с участием Правового управления и других структурных подразделений Аппарата Государственной Думы.

Разработка и внедрение методики и технологии автоматизированного формирования документов по планированию законодательной работы Государственной Думы

Общей задачей данного направления работ является внедрение в Государственной Думе автоматизированного формирования примерной программы законопроектной работы, включая автоматизацию процедуры подготовки предложений комитетами и другими участниками формирования программы, календаря рассмотрения вопросов, порядка работы Государственной Думы.

Первоочередной задачей 2005 года является разработка и утверждение основных принципов автоматизированного формирования указанных документов, определяющих технологические и организационные основы данных автоматизированных процессов в составе интегрированной системы внутреннего документооборота Государственной Думы

для замены рассылки бумажных копий документов. Соответствующий перечень нормативно-распорядительных документов и информационно-справочных материалов приведен в приложении к настоящей Программе. Следующим шагом должна быть разработка Положения о едином документационном фонде Государственной Думы с указанием по каждому виду документов структурных подразделений Аппарата Государственной Думы, ответственных за подготовку, рассылку, хранение, актуализацию, предоставление электронных копий, выдачу документов потребителям и т.п. Технологическая основа реализации данного направления должна выбираться как с учетом уже реализованных в Государственной Думе технологий, так и новых технологий, реализованных в рамках пилотного проекта по контракту от 17.11.04г. № 2К - 04/832.

Реализация безбумажных технологий передачи заданий от руководителей к исполнителям н формирования плановых и отчетных документов с обменом электронными документами при внутренней переписке

В оперативном плане в составе данного направления работ должен быть организован контроль исполнения плановых документов с применением САДД. Результаты тестирования, проведенного Секретариатом Руководителя Аппарата Государственной Думы и его заместителей, показали, что возможности САДД позволяют достаточно полно решить данную задачу.

Участие в создании и развитии единой государственной автоматизированной системы "Законотворчество"

Основной задачей данного направления работ является участие в реализации Программы создания ЕГАС "Законотворчество" совместно с организацией - победителем конкурса, проведенного Росинформтехнологиями как государственным заказчиком, Администрацией Президента Российской Федерации, аппаратами Совета Федерации, Правительства Российской Федерации, при участии аппаратов законодательных органов субъектов Российской Феде-

рации в реализации Программы создания ЕГАС "Законотворчество", предусматривающей подключение к ней всех субъектов права законодательной инициативы и предоставление им права размещения электронных копий законопроектных документов, а также обеспечение учета прохождения законопроектов по всем стадиям федерального законодательного процесса, разработку методики и технологии автоматизированного формирования электронных версий законопроектных и иных документов участниками законодательного процесса и решение других задач, определенных Концепцией создания ЕГАС "Законотворчество".

Развитие Интернет-сайта Государственной Думы

Развитие Интернет-сайта Государственной Думы рассматривается в рамках работ по созданию единого Интернет-портала Федерального Собрания Российской Федерации на базе единой защищенной телекоммуникационной среды для государственных нужд, проводимых в соответствии с федеральной целевой программой "Электронная Россия (2002-2010 годы)", а также работ по реализации Основных направлений развития электронных информационных ресурсов Государственной Думы.

Организация электронного информационного обмена

Государственной Думы с федеральными органами государственной власти н органами государственной власти субъектов Российской Федерации

Основной задачей данного направления работ является решение организационных и технологических вопросов обеспечения взаимного доступа к электронным информационным ресурсам и обеспечение переписки с обменом электронными документами между Государственной Думой и законодательными (представительными) органами субъектов Российской Федерации, а

также федеральными органами государственной власти и другими организациями.

Основные преимущества применения электронного документооборота в Государственной Думе

Результатом внедрения технологий электронного документооборота в документационное обеспечение управления должно стать:

• сокращение трудозатрат на подготовку документов;

• сокращение временных затрат на согласование, передачу, исполнение документов;

• обеспечение заинтересованных лиц возможностью быстрого получения всей необходимой информации о прохождении документов на всех этапах их жизненного цикла;

В результате переноса функционала АИПС "Приемная ГД", АИС

"Депутатская почта" и АИС "Отправка исходящей корреспонденции" в САДД повысится эффективность и качество документационного обеспечения деятельности Государственной Думы за счет:

- сокращение сроков прохождения документов;

- обеспечения централизованного учета информации обо всех этапах обработки корреспонденции;

- обеспечения возможности получения депутатами; помощниками депутатов, гражданскими служащими Аппарата Государственной Думы всей необходимой информации о прохождении документов, в том числе обращений граждан, из одного источника;

- сокращение трудозатрат сотрудников Аппарата Государственной Думы на повторную регистрацию документов;

- сокращение затрат на техническую поддержку АИ Государственной Думы;

- обеспечение возможности автоматизированной аналитической обработки накапливаемых данных о прохождении корреспонденции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение ин-формационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота в Государственной Думе показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типо-

вых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и

Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов1. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.

В части совершенствования законодательства на первое место сегодня выходит переработка закона об электронной цифровой подписи, разработка нормативно-правовых актов, позволяющих повсеместно и эффективно использовать ЭЦП2. Следует признать, что норм, содержащихся в Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" недостаточно для создания правовой базы электронного документооборота, поскольку данный закон не определяет правовой статус электронного документа, возможность его использования, например, в качестве договора3. Недостаточная разработанность законодательной базы затрудняет внедрение технологий ЭЦП в экономическую сферу и сферу управления. Для расширения правового поля использования ЭЦП необходим специальный закон "Об электронном документообороте" и "О документационном обеспечении управления" (проекты которых были разработаны, но не приняты)4. На рассмотрении находятся еще несколько не менее значимых законопроектов, регулирующих сферу использования информационных технологий, в том числе "Об электронном документе", "Об электронной торговле", "О предос-

1 f Гаяаснн В.А., Коюиский В.А. От документа - к электронному документу. Системные основы //http;//www. accord. ni/Docs/From_doc/index.shtml.

1 С.Л.Кузнецов. Государство и автоматизация госаппарата в XXI веке (обзор конференции) // Секретарское дело. 2004. № 5. С.26.

1 В.И.Кутуэов, А.Т.Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004. С. 207-208.

тавлении электронных услуг"3. Без принятия этих законов сложно говорить о реальном законодательном регулировании электронной подписи.

Необходимо также внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях) и соответствующие подзаконные нормативно-правовые акты.

В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Приведенное выше краткое описание результатов анализа современного состояния информационных технологий документационного обеспечения деятельности ГД позволяет сделать следующие выводы.

1. Несмотря на то, что автоматизация рассматриваемых процессов в целом находится на хорошем уровне, (особенно в части основного процесса ГД -законодательная деятельность), по ряду процессов имеются недостатки функциональности используемых информационных систем. В частности, ряд процессов автоматизирован не целиком, а кусочно, с использованием отдельных систем на различных этапах процессов, из-за чего существует разрыв как в потоках информации, проходящей в рамках выполняемого процесса, так и в самом ходе выполнения процесса. Существуют, также отдельные процессные области, практически не автоматизированные в настоящее время.

1 Л.П.Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архнве организации // Секретарское дело. 2006.№ I. С.31.

2. Архитектура существующей информационной системы ГД выглядит в настоящее время недостаточно целостной. Имеется ряд проблем, связанных как с отсутствием единой модели данных, так и с использованием разнородных программных платформ, затрудняющих интеграцию.

3. Для решения выявленных в результате анализа проблем необходимо построить систему, основанную на следующих принципах:

основой системы должна быть целостная модель учетных данных, реализованная на основе слоя метаданных, представляющего собой универсальный модуль, позволяющий осуществлять его гибкую настройку под конкретные задачи;

- система должна включать единое хранилище документов, интегрированное с метаданными, предназначенное для организации упорядоченного ввода и хранения образов и текстов электронных документов, включающее механизмы доступа к документам и средства поиска (атрибутивного и полнотекстового);

- доступ к функциональности системы и документам, находящимся в хранилище документов, должен быть реализован посредством \уеЬ-технологии для обеспечения возможности ее широкого использования различными категориями пользователей;

система должна обеспечивать автоматизированное формирование или поддержку формирования основных видов документов;

- при построении системы необходимо использовать процессный подход, что является общепринятой практикой в настоящее время.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники

1. Конституция РФ. М., 2005.

2. Гражданский кодекс РФ. Часть первая от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ М., часть третья от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ. М, 2005.

3. Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М.,2005.

4. Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ. М., 2005.

5. Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин н баз данных".

6. Федеральный закон от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ "О связи".

7. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ "О техническом регулировании"

8. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

9. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. "Об информации, информатизации и защите информации".

10. Федеральный закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене".

11. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

12. ГОСТ 34.003-90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения.

13. ГОСТ 34.601-90.Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

14. ГОСТ 34.602-89. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

15. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

16. ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Информационная технология.

17. ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения.

18. ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.

19. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКОП -93. М., 1994.

21. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

22. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.

23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

24. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

25. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Регламент Государственной Думы Федерального Собрания Российской

Федерации.

Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002-2010 годы)".

Материалы \уеЬ-сайта http://www.duma.gov.ru/.

РД 50-34.698-90 "Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов".

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2006 "Управление документами". ГОСТ Р 51 141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

2. Литература

1. А- Акогошц. К выбору систем автоматизации документооборота/ ЛСомпьютерра. 2003. № 12.

2. Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, ГА.Осичкина. Архиво-ведческие аспекты в делопроизводстве: Внедрение информационных технологий в работу архива//Секретарское дело. 2003. № 12.

3. Л.П. Афанасьева. Электронные документы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.

4. В.Э. Баласанян. Какой должна быть автоматизированная система до-кументационного обеспечения управления/У Делопроизводство. 2004. №1.

5. В.Э. Баласанян. Применение автоматизированных систем документа-ционного обеспечения управления (автоматизированные системы делопроизводства) для повышения эффективности управления//Делопроизводство. 2002. №2.

6. В.Э. Баласанян. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. № 2. 102

7. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.

8. А.П. Вершинин. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде. М., 2000.

9. В.А. Гадасин, В.А. Конявский. От документа - к электронному документу. Системнее основы // пйр:/Лулу\у.ассогё.т/ Оосз/Ргот_(]ос.

10. В.Н. Гришин, Е.Е. Панфилова. Информационные технологии в профессиональной деятельности. М., 2005.

11. Делопроизводство: Учебник для вузов/Под общ. ред. проф.Т.В.Кузнецовой. М., 2004.

12. С.Л. Кузнецов. Выставки, конференции в сентябре//Секретарское дело.

13. С.Л. Кузнецов. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства// Делопроизводство. 2005. № 4.

14. С. Л. Кузнецов. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе// Секретарское дело. 2005. №10.

15. Т.В. Кузнецова. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы доклада на х международной конференции "Документация в информационном обществе"// Делопроизводство. 2004. № 2.

16. В.И.Кутузов, А.Т. Раимова. Основы информационного законодательства. М., 2004.

17. М.В. Ларин. Управление документацией в организациях. М., 2002.

18. Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова. Автоматизация информационного обеспечения управления//Секрегарское дело. 2003. №11.

19. П. Московая. Электронный документооборот - верное решение// Делопроизводство. 2003. № 4.

20. М.Н. Мысин, Л-М.Сушкова, С.А.Сушков. Электронные системы управления документооборотом. Самара, 2003.

21. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.Кудряева. М., 1999.

22. А.В.Охотников, Е.А.Булавина. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2004.

23. Д.В. Пашков. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2004. № 5-6.

24. Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю.Логинова. Правда об электронном

документообороте. М., 2002.

25. О.И. Рысков. Метаданные электронного документа/УСекретарское дело. 2006. № 1.

26. О.И. Рысков. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной системы документационного обеспечения/У Секретарское дело. 2004. № 3.

27. О.И. Рысков. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации//Секретарское дело. 2005. №11.

28. Л.А. Сысоева. Аутентификация как средство защиты информации в корпоративных информационных системах У/Секретарское дело. 2005. №1.

29. Л. А. Сысоева. Системы электронного документами//Секретарское дело. 2003. № 1.

30. А.В. Ткачев. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики. М., 2000.

Л. В. Дубинкина. Нормативно- правовое обеспечение электронного документооборота в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации,- М.:НТЦ "Развитие",- 2008 г.- 118 с.

Редакция и компьютерная вёрстка авторская

^ рЛЬ

Формат бумаги 60 х 84 1/16. Усл. печ. листов 2,5 Тираж 100 экземпляров. Заказ № 1021 Отпечатано в НТЦ "Развитие" по адресу: 119501, г. Москва, улица Гольяновская, дом 7а, а/я 924